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Tutorial: Umsatzprognose-Berichte in Zoho CRM erstellen

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie Umsatzprognose-Berichte (Sales Forecast Reports) in Zoho CRM erstellen.

Umsatzprognosen sind entscheidend, um zukünftige Einnahmen zu planen, Verkaufsziele festzulegen und die Leistung Ihres Teams zu messen. In Zoho CRM gibt es zwei Wege, um Forecast-Daten zu analysieren: direkt über das Prognose-Modul oder über das Berichte-Modul.

1. Voraussetzung: Das Prognose-Modul konfigurieren

Bevor Sie Berichte erstellen können, müssen Sie die Prognose-Einstellungen in Zoho CRM aktivieren.

  1. Loggen Sie sich in Zoho CRM ein.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Prognosen (Forecasts). Falls dieser nicht sichtbar ist, schauen Sie unter dem "Drei-Punkte-Menü" nach.
  3. Klicken Sie auf Erste Schritte (Get Started).
  4. Wählen Sie den Prognosezeitraum (monatlich oder vierteljährlich) und den Beginn des Geschäftsjahres.
  5. Wählen Sie den Feldtyp für die Prognose (meistens „Umsatz“ basierend auf dem Feld „Betrag“ in den Potenzialen/Deals).
  6. Legen Sie die Hierarchie fest (Rollenbasiert oder Gebietsbasiert).

2. Umsatzziele festlegen

Ein Bericht ist nur dann nützlich, wenn er Ist-Werte mit Soll-Werten vergleicht.

  1. Gehen Sie im Modul Prognosen auf den aktuellen Zeitraum.
  2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol oder Ziele zuweisen.
  3. Geben Sie für die jeweiligen Vertriebsmitarbeiter oder Teams die Umsatzziele ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

3. Einen detaillierten Prognose-Bericht erstellen

Um eine tiefergehende Analyse (z.B. Vergleich über Jahre oder nach Regionen) zu erhalten, nutzen Sie das Berichte-Modul.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Navigieren Sie zum Modul Berichte (Reports).
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Button Bericht erstellen.
  3. Primäres Modul wählen: Wählen Sie Prognosen (Forecasts) aus der Liste aus.
  4. Zugehörige Module: Sie können optional "Potenziale" (Deals) hinzufügen, um zu sehen, welche spezifischen Geschäfte zur Prognose beitragen.
  5. Berichtstyp wählen:
    • Tabellarisch: Einfache Liste.
    • Zusammenfassung: Gut für Zwischensummen (z.B. Prognose pro Team).
    • Matrix: Ideal für den Vergleich von Zeiträumen (Zeilen) und Mitarbeitern (Spalten).
  6. Spalten auswählen: Fügen Sie Felder hinzu wie:
    • Prognose-Name
    • Zielbetrag
    • Abgeschlossener Betrag
    • Abweichung (Pipeline-Lücke)
  7. Filter setzen: Filtern Sie nach dem „Prognose-Zeitraum“ oder „Status“, um nur aktuelle Daten zu sehen.
  8. Speichern: Geben Sie dem Bericht einen Namen (z.B. „Umsatzprognose Q4 2023“) und speichern Sie ihn in einem Ordner.

4. Visualisierung im Dashboard

Ein grafischer Bericht ist oft aussagekräftiger als eine Tabelle.

  1. Gehen Sie zum Modul Analysen (Dashboards).
  2. Klicken Sie auf Komponente hinzufügen.
  3. Wählen Sie Diagramm.
  4. Wählen Sie als Datenquelle den soeben erstellten Prognose-Bericht.
  5. Wählen Sie einen Diagrammtyp (z.B. ein Tachometer-Diagramm für Zielerreichung oder ein Balkendiagramm für den Mitarbeitervergleich).
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Profi-Tipps für bessere Prognosen:

  • Best-Case vs. Commit: Nutzen Sie die „Kategorien“ in den Deals (Pipeline, Best Case, Committed), um in Ihren Berichten zwischen „sicheren“ Umsätzen und „möglichen“ Umsätzen zu unterscheiden.
  • Regelmäßige Updates: Prognosen sind nur so gut wie die Datenqualität. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter das „Abschlussdatum“ in ihren Deals aktuell halten.
  • KI-Unterstützung: Wenn Sie die Zoho CRM Enterprise Edition haben, nutzen Sie Zia (die KI von Zoho). Zia bietet eigene Prognose-Vorhersagen an, die auf historischem Nutzerverhalten basieren und oft realistischer sind als die manuellen Ziele.

Zusammenfassung

Das Erstellen von Umsatzprognose-Berichten in Zoho CRM erfordert zunächst die Konfiguration im Prognose-Modul. Die eigentliche Auswertung erfolgt dann flexibel über das Berichte-Modul, wo Sie Ist- und Soll-Werte gegenüberstellen können. Durch die Einbindung in Dashboards behalten Sie Ihre Verkaufsziele jederzeit im Blick.

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