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Einrichtung benutzerdefinierter E-Mail-Domains in Zoho CRM: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Einrichtung benutzerdefinierter E-Mail-Domains in Zoho CRM auf Deutsch.

Wenn Sie E-Mails direkt aus Zoho CRM versenden, erscheinen diese ohne zusätzliche Konfiguration oft mit dem Zusatz „via zoho.com“ oder landen im Spam-Ordner des Empfängers. Um dies zu verhindern und die Zustellrate (Deliverability) zu maximieren, müssen Sie Ihre Domain authentifizieren.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie DKIM und SPF für Ihre Domain in Zoho CRM einrichten.

Warum ist dieser Schritt wichtig?

  1. Professionalität: Der Zusatz „versendet über zoho.com“ verschwindet.
  2. Zustellbarkeit: E-Mail-Provider (wie Google oder Outlook) vertrauen Ihren E-Mails mehr, wenn die Domain verifiziert ist.
  3. Spam-Schutz: Es reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre geschäftlichen E-Mails im Spam-Ordner landen.

Voraussetzungen

  • Administrator-Rechte in Ihrem Zoho CRM Account.
  • Zugriff auf das DNS-Verwaltungspanel Ihres Domain-Anbieters (z. B. Strato, IONOS, GoDaddy, Cloudflare).

Schritt 1: Domain in Zoho CRM hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei Zoho CRM an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Kategorie Kanäle den Punkt E-Mail.
  4. Klicken Sie auf den Reiter E-Mail-Zustellbarkeit (Email Deliverability).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Domain hinzufügen.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie verwenden möchten (z. B. info@ihredomain.de) und klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. Zoho sendet nun eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um die Inhaberschaft zu bestätigen.

Schritt 2: DKIM- und SPF-Werte abrufen

Sobald die E-Mail-Adresse bestätigt ist, sehen Sie Ihre Domain in der Liste unter „E-Mail-Zustellbarkeit“. Dort steht vermutlich der Status „Nicht authentifiziert“.

  1. Klicken Sie neben Ihrer Domain auf Authentifizieren.
  2. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei wichtigen Einträgen: DKIM und SPF.
  3. Lassen Sie dieses Fenster offen oder kopieren Sie die Werte (Host/Name und Wert/Value) in ein Textdokument.

Schritt 3: DNS-Einstellungen bei Ihrem Provider anpassen

Öffnen Sie nun in einem neuen Tab das Kundenkonto Ihres Domain-Hosters.

A) DKIM-Eintrag setzen (TXT-Record)

  1. Gehen Sie zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain.
  2. Erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag.
  3. Hostname/Name: Kopieren Sie den Selektor von Zoho (meistens etwas wie zoho._domainkey).
  4. Wert/Value: Kopieren Sie den langen kryptischen Schlüssel von Zoho (beginnt meist mit v=DKIM1; k=rsa;...).
  5. Speichern Sie den Eintrag.

B) SPF-Eintrag setzen oder ergänzen (TXT-Record)

Wichtig: Sie dürfen nur einen SPF-Eintrag pro Domain haben!

  • Falls Sie noch keinen SPF-Eintrag haben: Erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag mit dem Host @ (oder leer lassen) und dem Wert: v=spf1 include:zohocrm.eu ~all (Hinweis: Prüfen Sie in Zoho, ob dort .eu oder .com steht).
  • Falls Sie bereits einen SPF-Eintrag haben (z.B. von Outlook): Fügen Sie das Zoho-Teilstück einfach hinzu. Beispiel: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:zohocrm.eu ~all.

Schritt 4: Verifizierung in Zoho CRM abschließen

  1. Gehen Sie zurück zu Zoho CRM in das Fenster, das Sie in Schritt 2 offen gelassen haben.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Domain validieren oder Verifizieren.
  3. Geduld: DNS-Änderungen können weltweit bis zu 24–48 Stunden dauern, meistens sind sie jedoch innerhalb von 15–30 Minuten aktiv.

Sobald die Verifizierung erfolgreich war, erscheint ein grüner Haken und der Status ändert sich auf Authentifiziert.

Zusammenfassung der Checkliste

  • [ ] E-Mail-Adresse in Zoho CRM bestätigt?
  • [ ] DKIM-TXT-Record beim Hoster hinterlegt?
  • [ ] SPF-Eintrag beim Hoster erstellt oder ergänzt?
  • [ ] In Zoho CRM auf "Verifizieren" geklickt?

Pro-Tipp: Nutzen Sie Tools wie MXToolbox, um zu prüfen, ob Ihre TXT-Einträge korrekt im Internet publiziert wurden.

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