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Outlook: Kontaktgruppe (.MSG-Datei) importieren

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Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie Sie eine Kontaktgruppe (früher auch Verteilerliste genannt), die als .msg-Datei vorliegt, in Outlook importieren.

Wenn Sie eine Kontaktgruppe als Datei erhalten haben (Endung .msg), können Sie diese ganz einfach in Ihr Outlook-Adressbuch übernehmen. Es gibt zwei gängige Methoden, um dies zu tun.

Methode 1: Drag & Drop (Am schnellsten)

Dies ist der einfachste Weg, um eine Datei direkt in Ihre Kontakte zu befördern.

  1. Outlook öffnen: Starten Sie Outlook und wechseln Sie links in der Navigationsleiste zum Bereich Personen (oder Kontakte-Icon).
  2. Ordner vorbereiten: Wählen Sie in der Liste Ihrer Kontaktordner den Ordner aus, in dem die Gruppe gespeichert werden soll (meistens einfach der Ordner „Kontakte“).
  3. Datei ziehen: Öffnen Sie den Windows-Explorer, in dem die .msg-Datei liegt.
  4. Importieren: Klicken Sie die Datei an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei direkt in das Outlook-Fenster auf die Liste Ihrer Kontakte.
  5. Fertig: Die Kontaktgruppe erscheint nun sofort in Ihrer Liste und kann wie gewohnt genutzt werden.

Methode 2: Über „Speichern und Schließen“

Falls Sie die Gruppe vor dem Import erst noch einmal ansehen oder bearbeiten möchten, nutzen Sie diesen Weg:

  1. Datei öffnen: Machen Sie einen Doppelklick auf die .msg-Datei in Ihrem Windows-Ordner. Die Kontaktgruppe öffnet sich in einem neuen Outlook-Fenster.
  2. Prüfen: Hier können Sie nun sehen, welche Mitglieder in der Gruppe enthalten sind.
  3. In Outlook speichern: Klicken Sie oben links im Menüband auf die Schaltfläche Speichern und Schließen.
  4. Ergebnis: Outlook erkennt, dass es sich um ein Kontaktelement handelt, und speichert die Gruppe automatisch in Ihrem Standard-Kontakte-Ordner.

Wichtige Hinweise

  • Namensgleichheit: Wenn Sie bereits eine Kontaktgruppe mit demselben Namen haben, fragt Outlook Sie eventuell, ob Sie einen neuen Kontakt erstellen oder den vorhandenen aktualisieren möchten.
  • Mitglieder laden: Wenn die Gruppe Mitglieder aus einem firmeninternen Adressbuch (Exchange) enthält, auf das Sie keinen Zugriff haben, werden diese Mitglieder eventuell nur als Name/E-Mail angezeigt, ohne dass eine Verknüpfung zum globalen Adressbuch besteht.
  • Verschieben: Sobald die Gruppe importiert ist, können Sie die ursprüngliche .msg-Datei auf Ihrem Computer löschen – die Gruppe ist nun sicher in Ihrem Outlook-Postfach gespeichert.

So finden und nutzen Sie die Gruppe

Um die importierte Gruppe zu nutzen, erstellen Sie einfach eine Neue E-Mail und tippen Sie den Namen der Kontaktgruppe in das Feld „An...“ ein. Outlook sollte die Gruppe nun automatisch vorschlagen.

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