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Anleitung: PST-Datei im neuen Outlook importieren – Schritt für Schritt

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Das neue Outlook für Windows bietet ein modernes Design, unterscheidet sich jedoch in vielen Funktionen vom klassischen Outlook. Eine der wichtigsten Besonderheiten vorweg: Das neue Outlook unterstützt derzeit noch keinen direkten Import von PST-Dateien über eine interne Schaltfläche.

Um Ihre E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge aus einer PST-Datei dennoch im neuen Outlook nutzen zu können, gibt es einen einfachen und offiziellen Weg über das klassische Outlook. Die Daten werden dabei in Ihr Postfach geladen und automatisch mit dem neuen Outlook synchronisiert.

Hier ist die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Zum klassischen Outlook wechseln

Da die Import-Funktion im neuen Outlook fehlt, wechseln Sie kurzzeitig zurück zur vertrauten Version:

  1. Schauen Sie in die obere rechte Ecke des neuen Outlook-Fensters.
  2. Deaktivieren Sie den Schalter „Neues Outlook“ (Schieberegler nach links).
  3. Bestätigen Sie den Wechsel (eventuell fragt Microsoft nach Feedback, dies können Sie überspringen).
  4. Das klassische Outlook startet nun automatisch.

Schritt 2: Den Import/Export-Assistenten starten

Im klassischen Outlook steht Ihnen das gewohnte Werkzeug zur Verfügung:

  1. Klicken Sie ganz oben links auf den Reiter „Datei“.
  2. Wählen Sie in der linken Leiste den Punkt „Öffnen und exportieren“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren/Exportieren“.

Schritt 3: Die PST-Datei für den Import auswählen

Es öffnet sich der Import-Assistent:

  1. Wählen Sie die Option „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
  2. Wählen Sie als Dateityp „Outlook-Datendatei (.pst)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Klicken Sie auf „Durchsuchen…“ und wählen Sie die PST-Datei auf Ihrer Festplatte aus.
  4. Wählen Sie im Bereich „Optionen“ aus, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll (z. B. „Keine Duplikate importieren“).
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Zielort festlegen und Import starten

Nun bestimmen Sie, wohin die Daten übertragen werden sollen:

  1. Falls die PST-Datei passwortgeschützt ist, geben Sie das Passwort ein.
  2. Wählen Sie aus, ob Sie die gesamte Datei oder nur bestimmte Unterordner importieren möchten (setzen Sie ggf. einen Haken bei „Unterordner einbeziehen“).
  3. Wichtig: Wählen Sie die Option „Elemente in den aktuellen Ordner importieren“ ODER wählen Sie Ihr Cloud-/E-Mail-Konto aus dem Dropdown-Menü unter „Elemente in denselben Ordner importieren in:“. (Tipp: Wenn Sie die Daten in Ihr Haupt-E-Mail-Konto importieren, werden diese später online gespeichert und stehen im neuen Outlook bereit).
  4. Klicken Sie auf „Fertigstellen“.

Schritt 5: Synchronisation abwarten

Je nach Größe der PST-Datei kann der Vorgang einige Minuten bis Stunden dauern.

  • Lassen Sie das klassische Outlook geöffnet, bis alle E-Mails in Ihr Postfach übertragen und mit dem Server synchronisiert wurden (Statusleiste unten rechts: „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand“).

Schritt 6: Zurück zum neuen Outlook wechseln

Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist:

  1. Schalten Sie den Schieberegler oben rechts „Neues Outlook“ wieder ein.
  2. Das neue Outlook wird geladen.
  3. Ihre importierten E-Mails, Ordner und Daten erscheinen nun ganz normal in Ihrer Ordnerstruktur im neuen Outlook.

Wichtige Tipps:

  • Postfachspeicher prüfen: Stellen Sie vor dem Import sicher, dass Ihr E-Mail-Konto über genügend Speicherplatz verfügt, um die Daten der PST-Datei aufzunehmen.
  • Offline-Nutzung: Wenn Sie die PST-Datei lediglich als Archiv öffnen (ohne die Daten auf den Server hochzuladen), ist dies aktuell ausschließlich im klassischen Outlook möglich. Für reine Archiv-PST-Dateien empfiehlt es sich, vorerst beim klassischen Outlook zu bleiben.
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