Tutorial

Anleitung: So erstellen Sie eine PST-Datei in Outlook 365

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Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine PST-Datei (Outlook-Datendatei) in der Desktop-Version von Outlook 365 erstellen.

Eine PST-Datei (Personal Storage Table) ist nützlich, um E-Mails zu archivieren, Backups zu erstellen oder Postfächer zu entlasten. In Outlook 365 können Sie diese Datei in wenigen Schritten lokal auf Ihrem Computer anlegen.

Voraussetzungen

  • Diese Anleitung bezieht sich auf die Outlook Desktop-App (Classic).
  • Hinweis: Im „neuen Outlook“ (New Outlook für Windows) ist die Erstellung von lokalen PST-Dateien aktuell nur eingeschränkt oder gar nicht möglich, da dieses verstärkt auf Cloud-Speicherung setzt.

Schritt 1: Den Assistenten für neue Datendateien öffnen

  1. Öffnen Sie Outlook 365.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter Start (Home) befinden.
  3. Klicken Sie in der Menüleiste ganz links auf die Schaltfläche Neue Elemente (New Items).
  4. Bewegen Sie den Mauszeiger im Dropdown-Menü nach unten auf Weitere Elemente (More Items).
  5. Wählen Sie aus der Liste den Punkt Outlook-Datendatei... (Outlook Data File...) aus.

Schritt 2: Speicherort und Dateiname festlegen

Es öffnet sich ein Windows-Explorer-Fenster:

  1. Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrer Festplatte aus (standardmäßig ist dies oft der Ordner „Outlook-Dateien“ in Ihren Dokumenten).
  2. Geben Sie unter Dateiname einen passenden Namen für Ihre PST-Datei ein (z. B. „Archiv_2023“).
  3. Stellen Sie sicher, dass als Dateityp *Outlook-Datendatei (.pst)** ausgewählt ist.
  4. Klicken Sie auf OK.

Schritt 3: (Optional) Passwort festlegen

In manchen Outlook-Versionen erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die Datei optional mit einem Passwort schützen können:

  1. Wenn Sie die Datei schützen möchten, geben Sie ein Passwort ein.
  2. Wenn Sie keinen Schutz benötigen, lassen Sie die Felder einfach leer und klicken Sie auf OK.

Schritt 4: Überprüfung in Outlook

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint die neue PST-Datei in Ihrer Outlook-Ordnerstruktur (meist am linken Rand ganz unten in der Liste der Postfächer).

  • Sie heißt standardmäßig so, wie Sie die Datei benannt haben.
  • Sie können nun per Drag & Drop E-Mails, Kalendereinträge oder Kontakte in diese neue Datei verschieben.

Alternativer Weg über die Kontoeinstellungen

Falls Sie die Schaltfläche „Neue Elemente“ nicht finden, können Sie diesen Weg nutzen:

  1. Klicken Sie oben links auf Datei (File).
  2. Wählen Sie Kontoeinstellungen und erneut Kontoeinstellungen.
  3. Wechseln Sie im neuen Fenster auf den Reiter Datendateien.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen....
  5. Geben Sie den Dateinamen ein und klicken Sie auf OK.

Wichtige Tipps zum Umgang mit PST-Dateien

  • Sicherung: Da die PST-Datei lokal auf Ihrem Rechner liegt, wird sie nicht automatisch vom IT-Administrator oder dem Cloud-Server gesichert. Vergessen Sie nicht, diese Datei regelmäßig auf einer externen Festplatte oder einem Backup-Server zu sichern.
  • Größe: Halten Sie PST-Dateien idealerweise unter 20 GB, um Performance-Probleme oder Dateifehler zu vermeiden.
  • Netzlaufwerke: Microsoft empfiehlt, PST-Dateien nicht direkt auf Netzlaufwerken zu speichern, da dies zu Datenkorruption führen kann. Speichern Sie sie lokal und kopieren Sie sie nur zur Sicherung auf ein Netzlaufwerk.
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