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Anleitung: Outlook-Fehler „Die Datei [Benutzername].ost wird verwendet“ beheben

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Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Behebung des Outlook-Fehlers, dass die OST-Datei in Verwendung ist.

Dieser Fehler tritt auf, wenn Outlook oder ein anderes Programm im Hintergrund auf Ihre Datendatei (.ost) zugreift und diese blockiert. Mit den folgenden Schritten können Sie das Problem systematisch lösen.

Schritt 1: Outlook-Prozesse im Task-Manager beenden

Oft schließt sich Outlook nicht vollständig, obwohl das Fenster geschlossen ist.

  1. Drücken Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Esc, um den Task-Manager zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Details (oder „Prozesse“).
  3. Suchen Sie in der Liste nach Einträgen wie OUTLOOK.EXE.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Task beenden.
  5. Suchen Sie auch nach verwandten Programmen wie Microsoft Teams, Lync oder Skype for Business und beenden Sie diese ebenfalls, da sie oft auf Outlook-Daten zugreifen.
  6. Starten Sie Outlook neu.

Schritt 2: Outlook im abgesicherten Modus starten

Manchmal verursachen fehlerhafte Add-ins den Zugriffskonflikt.

  1. Drücken Sie die Windows-Taste + R.
  2. Geben Sie den Befehl outlook.exe /safe ein und drücken Sie die Eingabetaste.
  3. Wenn Outlook in diesem Modus startet, liegt das Problem an einem Add-in.
  4. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Add-ins.
  5. Wählen Sie unten bei „Verwalten“ COM-Add-ins aus und klicken Sie auf Los.
  6. Deaktivieren Sie alle Add-ins und aktivieren Sie eines nach dem anderen, um den Verursacher zu finden.

Schritt 3: Den Cache-Modus deaktivieren und reaktivieren

Dies zwingt Outlook dazu, die Verbindung zur Datei kurzzeitig zu lösen.

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung.
  2. Suchen Sie nach Mail (oder E-Mail) und öffnen Sie die App.
  3. Klicken Sie auf E-Mail-Konten.
  4. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf Ändern.
  5. Deaktivieren Sie das Häkchen bei Cached Exchange-Modus verwenden.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“ und „Fertig stellen“.
  7. Starten Sie Outlook. Wenn es funktioniert, können Sie den Modus auf demselben Weg wieder aktivieren.

Schritt 4: Die OST-Datei neu erstellen lassen

Falls die Datei beschädigt ist, kann Outlook sie nicht korrekt freigeben. Da die OST-Datei nur eine Kopie Ihres Postfachs vom Server ist, können Sie sie gefahrlos löschen.

  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Drücken Sie Windows-Taste + R, geben Sie %localappdata%\Microsoft\Outlook ein und drücken Sie Enter.
  3. Suchen Sie die Datei, die auf .ost endet (z. B. ihrname@firma.de.ost).
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Löschen (oder benennen Sie sie in .old um).
  5. Starten Sie Outlook neu. Das Programm erstellt nun automatisch eine neue, saubere OST-Datei und lädt Ihre E-Mails vom Server herunter.

Schritt 5: Office-Reparatur durchführen

Wenn das Problem weiterhin besteht, könnten die Programmdateien von Office beschädigt sein.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen Sie Apps und Features (oder Installierte Apps).
  2. Suchen Sie in der Liste nach Microsoft Office oder Microsoft 365.
  3. Klicken Sie auf Ändern (oder die drei Punkte daneben -> Ändern).
  4. Wählen Sie Schnellreparatur und klicken Sie auf Reparieren.
  5. Sollte dies nicht helfen, versuchen Sie die Onlinereparatur.

Zusätzlicher Tipp: Hintergrundprogramme prüfen

Einige Anwendungen greifen ständig auf die OST-Datei zu und blockieren sie:

  • Antivirenprogramme: Deaktivieren Sie testweise die E-Mail-Überprüfung in Ihrem Virenscanner.
  • Backup-Software: Stellen Sie sicher, dass kein Backup-Programm gerade versucht, die Outlook-Daten zu sichern, während Outlook geöffnet ist.
  • Synchronisations-Apps: Tools wie Dropbox oder OneDrive sollten den Outlook-Ordner nicht aktiv synchronisieren, während Outlook läuft.
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