Tutorials

Vollständige Anleitung: So erstellst du eine neue Kontaktgruppe in Microsoft Outlook

Melden

Eine Kontaktgruppe (früher auch als „Verteilerliste“ bekannt) ist eine der nützlichsten Funktionen in Microsoft Outlook. Sie ermöglicht es dir, mit nur einem einzigen Klick eine E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig zu senden, ohne jede Adresse einzeln eingeben zu müssen.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du eine Kontaktgruppe im klassischen Outlook sowie im modernen Web- bzw. neuen Outlook erstellst, bearbeitest und verwendest.

Methode 1: Klassisches Outlook (Desktop-App)

Wenn du die klassische Desktop-Version von Outlook auf deinem PC nutzt, gehe wie folgt vor:

Schritt 1: Zum Personen-Bereich wechseln

  1. Öffne Outlook.
  2. Klicke in der Navigationsleiste (meist unten links oder ganz links am Rand) auf das Personen-Symbol (zwei Silhouetten), um deine Kontakte zu öffnen.

Schritt 2: Neue Kontaktgruppe anlegen

  1. Vergewissere dich, dass du dich oben im Menüband auf der Registerkarte Start befindest.
  2. Klicke in der Gruppe „Neu“ auf die Schaltfläche Neue Kontaktgruppe.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Schritt 3: Namen vergeben und Mitglieder hinzufügen

  1. Gib im Feld Name eine aussagekräftige Bezeichnung für deine Gruppe ein (z. B. Projekt-Team Marketing oder Familie).
  2. Klicke im Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Du hast nun drei Optionen:
    • Aus Outlook-Kontakten: Wähle Personen aus deinem persönlichen Adressbuch aus.
    • Aus Adressbuch: Wähle Kontakte aus dem globalen Unternehmensadressbuch (GAL).
    • Neuer E-Mail-Kontakt: Gib manuell den Namen und die E-Mail-Adresse einer Person ein, die noch nicht in deinen Kontakten gespeichert ist.
  3. Wähle die gewünschten Kontakte per Doppelklick aus (diese erscheinen unten im Feld „Mitglieder“) und bestätige mit OK.

Schritt 4: Gruppe speichern

  • Klicke oben links auf Speichern & Schließen. Deine Gruppe ist nun einsatzbereit und wird in deinen Kontakten angezeigt.

Methode 2: Outlook im Web & „Neues Outlook“

In der Web-Version (Outlook.com / Browser) und im „Neuen Outlook“ für Windows heißt die Funktion meist Kontaktliste.

Schritt 1: Zu „Personen“ navigieren

  1. Öffne Outlook im Browser oder starte das Neue Outlook.
  2. Klicke in der linken Seitenleiste auf das Personen-Symbol.

Schritt 2: Neue Kontaktliste erstellen

  1. Klicke oben links auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Neuer Kontakt.
  2. Wähle aus dem Dropdown-Menü den Punkt Neue Kontaktliste aus.

Schritt 3: Details eingeben und speichern

  1. Gib der Liste einen Namen (z. B. Sportverein).
  2. Tippe im Feld E-Mail-Adressen hinzufügen die Namen oder Mailadressen der Personen ein. Outlook schlägt dir passende Kontakte automatisch vor.
  3. Füge optional eine Beschreibung hinzu.
  4. Klicke unten auf Erstellen (oder Speichern).

Wie du eine E-Mail an die Kontaktgruppe sendest

Sobald die Gruppe erstellt ist, kannst du sie wie einen ganz normalen Kontakt verwenden:

  1. Klicke auf Neue E-Mail.
  2. Tippe in das Feld An einfach den Namen deiner erstellten Kontaktgruppe ein. Outlook schlägt dir die Gruppe nach den ersten Buchstaben automatisch vor.
  3. (Optional) Vor dem Gruppennamen siehst du ein kleines Plus-Symbol (+). Klickst du darauf, wird die Gruppe erweitert und alle einzelnen Mitglieder werden sichtbar. (Achtung: Dies lässt sich für diesen Entwurf nicht mehr rückgängig machen!)
  4. Schreibe deine Nachricht und klicke auf Senden.

Kontaktgruppe nachträglich bearbeiten (Mitglieder hinzufügen oder entfernen)

Teams ändern sich – so passt du deine Gruppe später an:

  1. Gehe wieder in den Bereich Personen.
  2. Suche nach deiner Gruppe und öffne sie mit einem Doppelklick.
  3. Mitglied hinzufügen: Klicke oben auf Mitglieder hinzufügen und wähle die neue Person aus.
  4. Mitglied entfernen: Klicke in der Liste auf den Namen der Person, die du entfernen möchtest, und klicke oben auf Mitglied entfernen.
  5. Klicke abschließend immer auf Speichern & Schließen.

Wichtige Best Practices

  • Datenschutz beachten (BCC nutzen): Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen (z. B. bei Kunden oder externen Partnern), setze die Kontaktgruppe nicht in das Feld „An“, sondern in das Feld Bcc (Blindkopie). Dadurch verhinderst du, dass die E-Mail-Adressen der Mitglieder für alle sichtbar sind (wichtig für die DSGVO).
  • Eindeutige Namen: Verwende klare Präfixe für geschäftliche Gruppen (z. B. EXT - Firmenname für Externe oder INT - Projekt für interne Teams), um Verwechslungen mit Einzelpersonen zu vermeiden.
0