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Anleitung: Geteiltes Postfach (Shared Mailbox) in Microsoft Outlook einbinden

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Ein geteiltes Postfach (Shared Mailbox) ist ideal, um E-Mails im Team zu verwalten (z. B. info@, support@ oder buchhaltung@). In der Regel wird ein solches Postfach nach der Freigabe durch den Administrator automatisch zu Ihrem Outlook hinzugefügt (Auto-Mapping).

Sollte das nicht passieren oder Sie möchten es manuell einrichten, finden Sie hier die passende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Voraussetzung:

Sie benötigen vom IT-Administrator mindestens Vollzugriffsrechte (Full Access) auf das geteilte Postfach. Ohne diese Berechtigung schlägt die Einbindung fehl.

Methode 1: Klassisches Outlook (Windows)

Verwenden Sie diese Schritte, wenn Sie die traditionelle Desktop-Version von Outlook nutzen.

  1. Outlook öffnen: Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC.
  2. Kontoeinstellungen aufrufen:
    • Klicken Sie oben links auf Datei.
    • Wählen Sie die Kachel Kontoeinstellungen und klicken Sie im Dropdown-Menü erneut auf Kontoeinstellungen....
  3. Konto bearbeiten:
    • Vergewissern Sie sich, dass Sie sich im Reiter E-Mail befinden.
    • Markieren Sie Ihr primäres E-Mail-Konto per Klick.
    • Klicken Sie oben auf Ändern....
  4. Erweiterte Einstellungen:
    • Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen.
    • Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie dort auf die Registerkarte Erweitert.
  5. Postfach hinzufügen:
    • Klicken Sie auf den Button Hinzufügen....
    • Tippen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein.
    • Bestätigen Sie mit OK.
  6. Abschließen:
    • Klicken Sie im Eigenschaften-Fenster auf Übernehmen und dann auf OK.
    • Klicken Sie im Assistenten auf Weiter, danach auf Vorgang abgeschlossen (oder Fertigstellen) und schließen Sie das Fenster der Kontoeinstellungen.

Das Postfach erscheint nun in Ihrer linken Ordnerleiste ganz unten unter Ihren persönlichen Ordnern.

Methode 2: Das neue Outlook & Outlook im Web (Browser)

Verwenden Sie diese Schritte, wenn Sie die neue Outlook-App oder Outlook im Browser (Outlook on the Web / OWA) nutzen.

  1. Ordnerbereich öffnen: Schauen Sie in die linke Navigationsleiste auf Ihre Ordnerübersicht.
  2. Kontextmenü aufrufen:
    • Scrollen Sie zu Für mich freigegeben (oder machen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kontonamen bzw. auf den Eintrag Ordner).
    • Wählen Sie per Rechtsklick die Option Geteilten Ordner oder geteiltes Postfach hinzufügen.
  3. Postfach auswählen:
    • Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Shared Mailbox in das Suchfeld ein.
    • Wählen Sie das Postfach aus der Liste aus.
  4. Hinzufügen:
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

Das Postfach wird sofort links im Ordnerbereich unter dem Bereich „Für mich freigegeben“ angezeigt.

Wichtiger Zusatz: E-Mails vom geteilten Postfach aus senden

Damit Empfänger sehen, dass die Antwort von der Funktionsadresse kommt (z. B. kontakt@firma.de), müssen Sie das „Von“-Feld anpassen:

  1. Klicken Sie auf Neue E-Mail.
  2. Klicken Sie im Menüband oben auf den Reiter Optionen und aktivieren Sie die Schaltfläche Von (dies muss nur einmalig gemacht werden).
  3. Klicken Sie im E-Mail-Entwurf auf das Feld Von: und wählen Sie Weitere E-Mail-Adresse....
  4. Wählen Sie die Adresse des geteilten Postfachs aus dem Adressbuch aus oder tippen Sie sie ein.
  5. Bestätigen Sie mit OK. Bei zukünftigen E-Mails können Sie die Adresse nun einfach über das Dropdown-Menü im Von-Feld auswählen.

(Hinweis: Hierfür benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung „Senden als“ bzw. „Senden im Auftrag von“, welche die IT vergeben muss).

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