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Anleitung: So änderst du deine Signatur in Microsoft Outlook

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Eine professionelle und aktuelle E-Mail-Signatur ist deine digitale Visitenkarte. Egal, ob sich deine Telefonnummer geändert hat, du ein neues Firmenlogo einbinden möchtest oder einfach ein neues Design wünschst: Das Ändern der Signatur in Outlook ist in wenigen Schritten erledigt.

In diesem Tutorial erfährst du, wie du deine Signatur in der Outlook Desktop-App (Windows & Mac) sowie in Outlook im Web anpasst.

Methode 1: Outlook für Windows (Klassische Desktop-Version)

Dies ist der schnellste und einfachste Weg in der klassischen Outlook-Anwendung:

  1. Neue E-Mail öffnen:
    Starte Outlook und klicke oben links auf „Neue E-Mail“.
  2. Signatur-Menü aufrufen:
    Klicke im Menüband des neuen E-Mail-Fensters auf den Reiter E-Mail (oder Einfügen) und wähle den Punkt „Signatur“ > „Signaturen...“.
  3. Signatur bearbeiten:
    • Wähle im oberen Feld („Signatur zum Bearbeiten auswählen“) die Signatur aus, die du ändern möchtest.
    • Bearbeite den Text, die Links oder Bilder im unteren Textfeld.
  4. Standard festlegen (optional):
    Prüfe auf der rechten Seite unter „Standardsignatur auswählen“, ob die geänderte Signatur für „Neue Nachrichten“ und/oder „Antworten/Weiterleitungen“ aktiv ist.
  5. Speichern:
    Klicke auf „Speichern“ und bestätige anschließend mit „OK“.

(Alternativer Pfad: Klicke im Outlook-Hauptfenster auf Datei > Optionen > E-Mail > Schaltfläche „Signaturen...“)

Methode 2: Das „Neue Outlook“ für Windows & Outlook im Web (Browser)

Wenn du die modernisierte Version von Outlook oder Outlook im Internet (outlook.office.com / outlook.live.com) nutzt, unterscheidet sich der Pfad leicht:

  1. Einstellungen öffnen:
    Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Zu den Signaturen navigieren:
    • Wähle links „Konto“ (oder „E-Mail“).
    • Klicke anschließend auf „Signaturen“ (in manchen Versionen unter: „E-Mail“ > „Verfassen und Antworten“).
  3. Signatur anpassen:
    • Wähle deine bestehende Signatur aus dem Dropdown-Menü aus.
    • Nimm die gewünschten Änderungen im Texteditor vor.
  4. Standard zuweisen:
    Scrolle etwas nach unten und lege fest, ob diese Signatur automatisch für neue E-Mails sowie für Antworten/Weiterleitungen verwendet werden soll.
  5. Speichern:
    Klicke ganz unten auf „Speichern“.

Methode 3: Outlook für Mac

  1. Öffne Outlook auf deinem Mac.
  2. Klicke ganz oben in der Menüleiste auf „Outlook“ und wähle „Einstellungen...“ (oder nutze das Tastenkürzel Cmd + ,).
  3. Klicke im Bereich E-Mail auf „Signaturen“.
  4. Wähle links die Signatur aus, die du ändern möchtest, und bearbeite den Inhalt auf der rechten Seite.
  5. Schließe das Fenster – die Änderungen werden auf dem Mac automatisch gespeichert.

3 Tipps für eine gelungene E-Mail-Signatur:

  • Bilder komprimieren: Wenn du ein Logo verwendest, skaliere es vorher auf die richtige Größe (z. B. 150–200 Pixel Breite). Zu große Bilder blähen deine E-Mails unnötig auf.
  • Mobilfreundlich gestalten: Halte die Signatur kompakt. Lange Zeilen oder breite Tabellen werden auf Smartphones oft unschön umgebrochen.
  • Rechtliche Pflichtangaben beachten: Im geschäftlichen Kontext gehören Pflichtangaben wie Firmenname, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht/-nummer und Geschäftsführer zwingend in die Signatur.
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