Tutorials

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Meetings in Microsoft Outlook planen (Der vollständige Guide)

Melden

Microsoft Outlook ist eines der mächtigsten Werkzeuge für die Organisation des Arbeitsalltags. Das Planen von Besprechungen gehört dabei zu den wichtigsten Grundfunktionen. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Meeting erstellen, Teilnehmer einladen, freie Zeiten finden und Teams-Links hinzufügen.

Schritt 1: Das Besprechungsfenster öffnen

Es gibt mehrere einfache Wege, um in Outlook eine neue Besprechung zu starten:

  1. Über die Kalenderansicht:
    • Wechseln Sie links unten (oder in der linken Seitenleiste) auf das Kalender-Symbol.
    • Klicken Sie oben im Menüband auf „Neue Besprechung“ (oder je nach Version: „Neues Ereignis“).
    • Alternativ: Führen Sie einfach einen Doppelklick auf den gewünschten Tag und die Uhrzeit im Kalender aus.
  2. Per Tastenkombination (Shortcut):
    • Drücken Sie an beliebiger Stelle in Outlook Strg + Umschalt + Q.

(Hinweis zum Unterschied: Ein „Termin“ ist nur für Sie selbst gedacht; eine „Besprechung“ beinhaltet Einladungen an andere Personen.)

Schritt 2: Die Basisdaten eingeben

Füllen Sie die wichtigsten Eckdaten für das Meeting aus:

  • Titel / Betreff: Wählen Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen (z. B. „Projekt-Kickoff: Website Relaunch“ statt nur „Meeting“).
  • Datum und Uhrzeit: Legen Sie Beginn und Ende fest.
  • Ganztägiges Ereignis: Aktivieren Sie dieses Häkchen nur, wenn es sich um einen blockierten Tag (z. B. Urlaub oder Workshop) ohne feste Uhrzeit handelt.

Schritt 3: Teilnehmer hinzufügen

Im Kopfbereich des Fensters finden Sie die Felder für die Empfänger:

  • Erforderlich (Required): Personen, deren Anwesenheit zwingend notwendig ist.
  • Optional: Personen, für die das Meeting interessant ist, die aber nicht zwingend teilnehmen müssen.
  • Tipp: Wenn Sie auf die Schaltflächen „Erforderlich“ oder „Optional“ klicken, öffnet sich das globale Adressbuch Ihres Unternehmens, in dem Sie Kontakte bequem per Doppelklick auswählen können.

Schritt 4: Freie Zeiten finden mit dem Terminplanungs-Assistenten

Anstatt umständlich per E-Mail nachzufragen, wer wann Zeit hat, nutzen Sie das beste Feature von Outlook:

  1. Klicken Sie im oberen Menüband auf die Registerkarte „Terminplanungs-Assistent“ (Scheduling Assistant).
  2. Sie sehen nun eine Zeitleiste aller eingeladenen Kollegen:
    • Grün/Frei: Die Person hat Zeit.
    • Blau/Geblockt: Die Person ist bereits in einem anderen Termin.
    • Gestreift: Mit Vorbehalt.
  3. Schieben Sie den vertikalen Zeitbalken einfach auf eine Lücke, in der alle Teilnehmer Zeit haben, oder nutzen Sie die automatischen Vorschläge am rechten Rand.
  4. Wechseln Sie danach oben wieder auf den Reiter „Besprechung“, um zurück zur Hauptansicht zu gelangen.

Schritt 5: Ort festlegen oder Microsoft Teams aktivieren

  • Präsenz-Meeting: Tragen Sie unter „Ort“ den Raum ein (z. B. „Besprechungsraum 2“). In vielen Unternehmen können Konferenzräume genau wie Personen über das Adressbuch hinzugefügt werden.
  • Online-Meeting: Klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Teams-Besprechung“. Outlook fügt automatisch einen Einwahllink sowie Telefonnummern in das Textfeld ein.

Schritt 6: Agenda hinzufügen & Formatierung

Nutzen Sie das große Textfeld im unteren Bereich, um den Kontext zu liefern:

  • Kurze Agenda (Stichpunkte, worum es geht).
  • Ggf. Vorbereitungsmaterial oder Links.
  • Dateien anhängen: Über das Büroklammer-Symbol („Datei anfügen“) können Sie Präsentationen oder PDFs direkt mitsenden.

Schritt 7: Besprechung senden und Antworten nachverfolgen

  1. Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie oben links auf „Senden“.
  2. Die Einladungen werden nun per E-Mail verschickt und der Termin wird automatisch in Ihrem Kalender eingetragen.

Status der Zusagen prüfen: Wenn Sie wissen möchten, wer zugesagt hat:

  1. Öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender per Doppelklick.
  2. Klicken Sie oben auf den Reiter „Nachverfolgung“ (oder „Tracking“).
  3. Sie sehen dort eine übersichtliche Liste mit dem Status jedes Teilnehmers (Zugesagt, Abgelehnt, Mit Vorbehalt, Keine Antwort).

Nützliche Profi-Tipps

  • Serientermine erstellen: Wenn das Meeting regelmäßig stattfindet (z. B. wöchentliches Jour Fixe), klicken Sie im Menüband auf „Serientyp“ (Wiederholung). Hier können Sie Intervalle wie „Jeden Montag um 09:00 Uhr“ festlegen.
  • Erinnerung anpassen: Standardmäßig erinnert Outlook 15 Minuten vor Beginn an den Termin. Über das Dropdown-Menü „Erinnerung“ können Sie diesen Wert beliebig ändern (z. B. auf 5 Minuten oder 1 Tag vorher).
  • Antwortoptionen: Unter „Antwortoptionen“ im Menüband können Sie deaktivieren, dass Teilnehmer den Termin an andere Personen weiterleiten dürfen („Weiterleitung nicht zulassen“).
0