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Anleitung: Mehrere E-Mails gleichzeitig in Outlook löschen – Der ultimative Guide

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Ein überfülltes Postfach sorgt für Stress und verringert die Übersicht. Das Löschen einzelner E-Mails kann jedoch mühsam und zeitaufwendig sein. Glücklicherweise bietet Microsoft Outlook verschiedene Möglichkeiten, um mehrere oder sogar alle E-Mails auf einmal zu entfernen.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du dein Postfach im Handumdrehen aufräumst – egal, ob du die Outlook-Desktop-App oder Outlook im Web nutzt.

Methode 1: Eine Reihe aufeinanderfolgender E-Mails löschen (Shift-Taste)

Wenn du einen ganzen Block von E-Mails löschen möchtest, die direkt untereinander liegen, ist die Umschalttaste (Shift) die schnellste Lösung.

  1. Klicke auf die erste E-Mail in der Liste, die du löschen möchtest.
  2. Halte die Shift-Taste (Umschalttaste für Großschreibung) auf deiner Tastatur gedrückt.
  3. Klicke auf die letzte E-Mail des Bereichs, den du entfernen willst.
  4. Nun sind alle E-Mails zwischen der ersten und der letzten E-Mail blau markiert.
  5. Drücke die Taste Entf (Delete) auf der Tastatur oder klicke oben im Menüband auf das Mülleimer-Symbol (Löschen).

Methode 2: Bestimmte, nicht zusammenhängende E-Mails auswählen (Strg-Taste)

Möchtest du verschiedene E-Mails löschen, die verstreut in deinem Postfach liegen, hilft dir die Steuerungstaste (Strg).

  1. Halte die Strg-Taste (auf Mac: Command/Cmd-Taste) gedrückt.
  2. Klicke nacheinander mit der linken Maustaste auf jede E-Mail, die du löschen möchtest.
  3. Sobald du alle gewünschten Nachrichten markiert hast, lasse die Strg-Taste los.
  4. Drücke die Taste Entf oder klicke auf das Löschen-Symbol.

Methode 3: Alle E-Mails in einem Ordner auf einmal löschen

Wenn du einen kompletten Ordner (z. B. den Posteingang, Spam oder einen Archiv-Ordner) leeren möchtest, gibt es zwei sehr schnelle Wege:

Variante A: Tastenkombination „Alles auswählen“

  1. Klicke in den Ordner, den du leeren möchtest.
  2. Klicke auf eine beliebige E-Mail.
  3. Drücke Strg + A (auf Mac: Cmd + A). Nun sind ausnahmslos alle E-Mails in diesem Ordner markiert.
  4. Drücke die Taste Entf.

Variante B: Über das Kontextmenü (Rechtsklick)

  1. Suche in der linken Ordnerleiste den Ordner, den du leeren möchtest.
  2. Mache einen Rechtsklick auf den Ordnernamen (z. B. Junk-E-Mail oder ein selbst erstellter Ordner).
  3. Wähle im Kontextmenü den Punkt Alle löschen oder Ordner leeren.
  4. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Methode 4: E-Mails nach bestimmten Kriterien filtern und massenhaft löschen

Oft möchte man nur E-Mails von einem bestimmten Absender (z. B. Newsletter) oder aus einem bestimmten Zeitraum loswerden.

  1. Klicke oben in das Suchfeld von Outlook.
  2. Gib dein Suchkriterium ein, z. B.:
    • von:Absendername (um alle Mails einer bestimmten Person/Firma zu finden)
    • erhalten:letzten Monat
    • Betreff:Newsletter
  3. Drücke Enter. Outlook zeigt dir nun nur noch die gefilterten E-Mails an.
  4. Wende jetzt wieder Strg + A an, um alle Suchergebnisse zu markieren.
  5. Drücke Entf, um die gefilterten E-Mails auf einen Schlag zu entfernen.

Methode 5: Mehrere E-Mails in Outlook im Web (Browser) löschen

Wenn du Outlook über den Internet-Browser nutzt, funktioniert das Löschen ähnlich einfach:

  1. Fahre mit der Maus über das Profilbild bzw. das Icon links neben einer E-Mail. Es erscheint ein kleines Kontrollkästchen.
  2. Setze dort ein Häkchen.
  3. Halte die Shift-Taste gedrückt und klicke weiter unten auf ein anderes Häkchen, um einen ganzen Block auszuwählen.
  4. Tipp für den ganzen Ordner: Klicke ganz oben über der E-Mail-Liste auf den leeren Kreis/das Kästchen neben der Beschriftung des Ordners, um alle E-Mails auf der Seite zu markieren. Oft erscheint dann der blaue Link „Alle X Nachrichten im Ordner auswählen“ – klicke darauf, um wirklich alles zu erfassen.
  5. Klicke oben in der Leiste auf Löschen oder Leeren.

Wichtiger Profi-Tipp: Endgültiges Löschen

Wenn du E-Mails wie oben beschrieben löschst, landen sie zunächst im Ordner Gelöschte Elemente (Papierkorb) und belegen weiterhin Speicherplatz.

  • Papierkorb leeren: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gelöschte Elemente und wähle Ordner leeren.
  • Sofort endgültig löschen (ohne Papierkorb): Markiere die gewünschten E-Mails und drücke die Tastenkombination Shift + Entf. Bestätige die Warnmeldung. (Achtung: Diese E-Mails können in der Regel nicht wiederhergestellt werden!)
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