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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So ändern Sie Ihre Signatur in Microsoft Outlook

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Eine professionelle und aktuelle E-Mail-Signatur ist Ihre digitale Visitenkarte. Egal, ob sich Ihre Telefonnummer geändert hat, Sie ein neues Firmenlogo einbinden möchten oder einfach einen Rechtschreibfehler korrigieren müssen: Das Ändern der Signatur in Outlook ist in wenigen Schritten erledigt.

Da Outlook sowohl als Desktop-Programm als auch im Webbrowser genutzt wird, finden Sie hier die Anleitung für beide Varianten.

Methode 1: Outlook Desktop-App (Windows)

Dies ist der schnellste und einfachste Weg für die klassische Outlook-Anwendung auf Ihrem PC.

Schritt 1: Ein neues E-Mail-Fenster öffnen

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ (als ob Sie eine neue Nachricht schreiben möchten).

Schritt 2: Das Signatur-Menü aufrufen

  1. Klicken Sie im oberen Menüband auf den Reiter „E-Mail“ (meist standardmäßig aktiv).
  2. Suchen Sie in der Leiste nach dem Punkt „Signatur“ (Symbol mit Stift und Papier).
  3. Klicken Sie darauf und wählen Sie ganz unten den Eintrag „Signaturen…“ aus.

Schritt 3: Signatur bearbeiten

  1. Es öffnet sich ein neues Fenster („Signaturen und Briefpapier“).
  2. Wählen Sie im oberen Feld („Signatur zum Bearbeiten auswählen“) die Signatur aus, die Sie ändern möchten.
  3. Klicken Sie in das große Textfeld darunter („Signatur bearbeiten“), um den Text anzupassen.
    • Hier können Sie Schriftarten und -farben ändern.
    • Über die kleinen Symbole oben rechts am Textfeld können Sie auch Links einfügen oder Bilder/Logos austauschen.

Schritt 4: Standardsignaturen überprüfen

Auf der rechten Seite des Fensters können Sie festlegen, wann die Signatur verwendet werden soll:

  • Neue Nachrichten: Wählen Sie Ihre geänderte Signatur aus dem Dropdown-Menü.
  • Antworten/Weiterleitungen: Entscheiden Sie, ob die Signatur auch bei Antworten angehängt werden soll.

Schritt 5: Speichern

  1. Klicken Sie direkt unter dem Auswahlfeld auf „Speichern“.
  2. Bestätigen Sie ganz unten mit „OK“.
  3. Schließen Sie das Entwurfsfenster der neuen E-Mail. Ihre Änderungen sind nun aktiv.

Methode 2: Outlook im Web (Browser-Version)

Falls Sie Outlook über den Webbrowser (Outlook.com / Microsoft 365) nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Einstellungen öffnen

  1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
  2. Klicken Sie ganz oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).

Schritt 2: Zum Bereich „Signatur“ navigieren

  1. Klicken Sie in der linken Leiste des Einstellungsfensters auf „E-Mail“.
  2. Wählen Sie im mittleren Untermenü den Punkt „Verfassen und Antworten“.

Schritt 3: Signatur anpassen

  1. Oben sehen Sie den Bereich „E-Mail-Signatur“.
  2. Wenn Sie mehrere Signaturen haben, wählen Sie die gewünschte aus dem Dropdown-Menü aus.
  3. Bearbeiten Sie den Text, die Formatierung oder Grafiken im Texteditor-Feld.

Schritt 4: Speichern

  1. Scrollen Sie im Einstellungsfenster nach ganz unten (falls nötig).
  2. Klicken Sie auf den blauen Button „Speichern“.
  3. Schließen Sie die Einstellungen über das „X“ oben rechts.

3 Profi-Tipps für Ihre neue Signatur

  • Weniger ist mehr: Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten und -farben. Standard-Schriftarten (wie Arial, Calibri, Segoe UI) garantieren, dass die Signatur auch beim Empfänger gut aussieht.
  • Bilder komprimieren: Wenn Sie ein Logo verwenden, binden Sie es nicht in riesiger Auflösung ein. Das vergrößert nur unnötig die E-Mail und führt oft dazu, dass die Nachricht im Spam-Ordner landet.
  • Rechtspflichten beachten: Denken Sie bei geschäftlichen Signaturen an gesetzliche Pflichtangaben (z. B. Rechtsform, Unternehmenssitz, Handelsregisternummer und Geschäftsführer).
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