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Tutorial: So erstellen Sie ein wiederkehrendes Microsoft Teams-Meeting in Outlook

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Hier ist ein übersichtliches Tutorial, wie du eine regelmäßige Teams-Besprechung direkt über Outlook einrichtest.

Ein wiederkehrendes Meeting (Serientermin) spart Zeit, da Sie nicht für jeden Termin eine neue Einladung versenden müssen. Der Link zur Teams-Besprechung bleibt für alle Termine der Serie identisch.

Schritt 1: Outlook-Kalender öffnen

  1. Starten Sie Ihre Outlook-Anwendung (Desktop-Version oder Web-App).
  2. Wechseln Sie in die Kalender-Ansicht (meistens über das Kalender-Symbol unten links oder in der Seitenleiste).

Schritt 2: Ein neues Meeting erstellen

  1. Klicken Sie im Menüband (oben) auf die Schaltfläche Neue Besprechung oder Neuer Termin.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster für die Terminerstellung.

Schritt 3: Microsoft Teams aktivieren

  1. Suchen Sie im oberen Menü den Button Teams-Besprechung und klicken Sie darauf.
  2. Outlook generiert nun automatisch den Link "Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen" im Textfeld des Termins.

Schritt 4: Die Wiederholung (Serie) einstellen

Dies ist der wichtigste Schritt, um das Meeting wiederkehrend zu machen:

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Serientyp (oft dargestellt durch zwei kreisförmige Pfeile).
  2. Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier legen Sie fest:
    • Muster: Soll das Meeting täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich stattfinden?
    • Wochentage: An welchen Tagen (z. B. jeden Montag) soll es stattfinden?
    • Dauer: Legen Sie Start- und Endzeit der einzelnen Besprechung fest.
    • Zeitraum der Serie: Bestimmen Sie, wann die Serie beginnt und wann sie endet (z. B. "Kein Enddatum" oder "Nach 10 Terminen beenden").
  3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Schritt 5: Details und Teilnehmer hinzufügen

  1. Titel: Geben Sie dem Meeting einen aussagekräftigen Namen.
  2. Erforderliche Teilnehmer: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die teilnehmen sollen.
  3. Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf eine Agenda oder Informationen im Textfeld hinzu (oberhalb oder unterhalb des Teams-Links).

Schritt 6: Senden

  1. Überprüfen Sie noch einmal alle Angaben.
  2. Klicken Sie auf Senden.

Die Einladung wird nun an alle Teilnehmer verschickt und der Termin wird automatisch in deren Kalender eingetragen.

Hilfreiche Tipps:

  • Besprechungsoptionen: Wenn Sie das Meeting erstellt haben, können Sie in der Einladung auf "Besprechungsoptionen" klicken. Dort können Sie festlegen, wer den Wartebereich umgehen darf oder wer präsentieren darf.
  • Einzelne Termine bearbeiten: Wenn ein Termin aus der Serie einmalig verschoben werden muss, können Sie in Outlook den Doppelklick auf diesen speziellen Tag nutzen. Outlook fragt Sie dann, ob Sie "Nur diesen Termin" oder die "Ganze Serie" öffnen/bearbeiten möchten.
  • Absage: Falls ein einzelner Termin ausfällt, können Sie diesen löschen, ohne die restliche Serie zu beeinträchtigen.
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