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Anleitung: So planen Sie ein Microsoft Teams-Meeting in Outlook

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du ein Microsoft Teams-Meeting direkt aus Outlook heraus planst.

Die Integration von Microsoft Teams in Outlook ermöglicht es dir, Videokonferenzen direkt bei der Terminerstellung hinzuzufügen. Hier sind die Schritte für die Desktop-App und die Web-Version.

1. Microsoft Teams-Meeting in der Outlook Desktop-App planen

Dies ist der gängigste Weg für Windows- und Mac-Nutzer.

  1. Outlook öffnen: Starte deine Outlook-Anwendung.
  2. Kalenderansicht: Klicke unten links (oder in der Seitenleiste) auf das Kalendersymbol.
  3. Neues Meeting erstellen:
    • Klicke im Menüband oben auf den Reiter Start.
    • Wähle dort die Schaltfläche Neue Teams-Besprechung (New Teams Meeting).
  4. Details ausfüllen:
    • Titel: Gib den Namen der Besprechung ein.
    • Erforderliche Teilnehmer: Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, die du einladen möchtest.
    • Zeit: Wähle das Datum sowie die Start- und Endzeit aus.
  5. Meeting-Link prüfen: Im Textfeld der Einladung erscheint automatisch ein Abschnitt „Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen“. Diesen Bereich bitte nicht löschen, da er den Zugangslink enthält.
  6. Senden: Klicke auf Senden. Die Einladung wird verschickt und der Termin in deinem und den Kalendern der Teilnehmer eingetragen.

2. Microsoft Teams-Meeting in Outlook im Web (OWA) planen

Wenn du Outlook über den Browser (outlook.office.com) nutzt, gehe wie folgt vor:

  1. Kalender öffnen: Klicke auf das Kalender-Icon in der linken Navigationsleiste.
  2. Neues Ereignis: Klicke oben links auf Neues Ereignis (New Event).
  3. Teams-Schalter aktivieren:
    • Im Fenster für das neue Ereignis findest du einen Schalter mit der Beschriftung Teams-Besprechung.
    • Stelle sicher, dass dieser Schalter auf Ein (blau) steht.
  4. Details eingeben: Füge Titel, Teilnehmer und die gewünschte Zeit hinzu.
  5. Speichern/Senden: Klicke auf Senden. Der Teams-Link wird automatisch generiert und der Einladung hinzugefügt.

3. Wichtige Besprechungsoptionen anpassen

Bevor du die Einladung sendest (oder auch nachträglich), kannst du festlegen, wer im Warteraum warten muss oder wer präsentieren darf:

  1. Öffne den Termin in deinem Outlook-Kalender per Doppelklick.
  2. Klicke im Menüband auf Besprechungsoptionen (Meeting Options).
  3. Es öffnet sich ein Browserfenster, in dem du Einstellungen vornehmen kannst, wie z. B.:
    • Wer kann den Wartebereich umgehen?
    • Wer kann präsentieren?
    • Mikrofon/Kamera für Teilnehmer zulassen.

Tipps zur Fehlerbehebung

Was tun, wenn die Schaltfläche „Teams-Besprechung“ fehlt?

Falls du das Teams-Symbol in deiner Outlook Desktop-App nicht siehst, überprüfe Folgendes:

  • Teams-App installiert? Microsoft Teams muss auf deinem Computer installiert und mit demselben Konto angemeldet sein wie Outlook.
  • Add-In aktiviert?
    1. Gehe in Outlook auf Datei > Optionen > Add-Ins.
    2. Suche unter „Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins“, ob das „Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office“ dort gelistet ist.
    3. Falls ja, wähle unten bei „Verwalten“ den Punkt COM-Add-Ins aus, klicke auf Los... und setze das Häkchen bei Teams.
  • Neustart: Manchmal hilft ein einfacher Neustart von erst Teams und dann Outlook.

Fertig! Du hast nun erfolgreich ein professionelles Teams-Meeting über Outlook erstellt. Deine Teilnehmer müssen am Tag des Meetings einfach nur auf den Link in ihrem Kalender klicken.

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