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Microsoft Teams Meeting-Einladung erstellen und versenden: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Microsoft Teams ist eines der beliebtesten Tools für Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine Besprechung planen und Einladungen an Kollegen, Kunden oder externe Teilnehmer versenden können.

Methode 1: Direkt über Microsoft Teams (Desktop-App oder Web)

Dies ist der Standardweg, wenn Sie bereits in Teams arbeiten.

Schritt 1: Den Kalender aufrufen

  1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol „Kalender“.

Schritt 2: Ein neues Meeting erstellen

  • Option A: Klicken Sie oben rechts auf den blauen Button „+ Neue Besprechung“.
  • Option B: Klicken Sie im Kalender direkt auf den gewünschten Tag und die gewünschte Uhrzeit.

Schritt 3: Meeting-Details eingeben

Es öffnet sich ein neues Fenster. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

  • Titel hinzufügen: Geben Sie dem Meeting einen aussagekräftigen Namen (z. B. Projekt-Kickoff).
  • Teilnehmer hinzufügen:
    • Tippen Sie die Namen von Kollegen ein.
    • Wenn Sie externe Personen einladen möchten, tippen Sie einfach deren vollständige E-Mail-Adresse ein.
  • Datum und Uhrzeit: Legen Sie den Beginn, das Ende und die Dauer des Meetings fest.
  • Wiederholung (optional): Wählen Sie aus, ob das Meeting regelmäßig stattfinden soll (z. B. wöchentlich).
  • Kanal hinzufügen (optional): Wenn das Meeting für ein ganzes Team öffentlich sein soll, wählen Sie den entsprechenden Kanal aus.
  • Ort / Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf eine Agenda oder wichtige Hinweise in das große Textfeld unten ein.

Schritt 4: Einladung absenden

  • Klicken Sie oben rechts auf den Button „Senden“.
  • Die Einladung wird nun automatisch per E-Mail an alle Teilnehmer verschickt und der Termin wird in deren (und Ihrem) Kalender blockiert.

Methode 2: Über Microsoft Outlook

Da Teams und Outlook miteinander verknüpft sind, können Sie Einladungen auch direkt aus Ihrem gewohnten Mail-Programm versenden.

Schritt 1: Outlook-Kalender öffnen

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Wechseln Sie unten links (oder in der Seitenleiste) auf das Kalender-Symbol.

Schritt 2: Teams-Besprechung starten

  • Klicken Sie in der oberen Menüleiste im Reiter „Start“ auf „Neue Teams-Besprechung“ (oder „Neues Meeting“ und dann im Termin auf das Teams-Symbol klicken).
  • Outlook fügt automatisch den Link „Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen“ in das Textfeld ein.

Schritt 3: Details ausfüllen & absenden

  1. Tragen Sie im Feld „Erforderlich“ bzw. „Optional“ die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein.
  2. Vergeben Sie einen Betreff sowie Datum und Uhrzeit.
  3. Klicken Sie links oben auf „Senden“.

Schnelle Alternative: Spontanes Meeting per Link teilen („Jetzt besprechen“)

Wenn es schnell gehen muss und Sie keinen Kalendereintrag benötigen:

  1. Gehen Sie in Teams auf „Kalender“.
  2. Klicken Sie oben rechts auf „Jetzt besprechen“.
  3. Wählen Sie „Besprechung beginnen“.
  4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf „Besprechungslink kopieren“.
  5. Fügen Sie diesen Link manuell in eine WhatsApp-Nachricht, eine SMS oder eine gewöhnliche E-Mail ein und senden Sie ihn an die Teilnehmer.

Profi-Tipps für Organisatoren:

  • Besprechungsoptionen prüfen: Nach dem Erstellen des Termins können Sie auf diesen im Teams-Kalender klicken und „Besprechungsoptionen“ wählen. Hier können Sie festlegen, wer den Wartebereich (Lobby) umgehen darf oder wer seinen Bildschirm teilen darf.
  • Externe Gäste: Teilnehmer benötigen kein eigenes Teams-Konto. Sie können einfach über den Link im Webbrowser (z. B. Google Chrome oder Edge) teilnehmen.
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