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Microsoft Teams-Meeting in Outlook planen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Die Integration von Microsoft Teams in Outlook macht es extrem einfach, Online-Meetings direkt aus Ihrem Kalender heraus zu erstellen. Die Einladung enthält automatisch alle Einwahlinformationen und den Link zur Besprechung.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Teams-Meeting sowohl in der Outlook Desktop-App als auch in Outlook im Web (Browser) planen.

Voraussetzungen

  • Sie besitzen ein Microsoft 365-Konto.
  • Teams und Outlook sind mit demselben Konto angemeldet.
  • Das Teams-Add-In in Outlook ist aktiviert (geschieht bei der Installation von Teams in der Regel automatisch).

Methode 1: Über die Outlook Desktop-App (Windows & Mac)

Dies ist der gängigste Weg für die meisten Büroanwender.

Schritt 1: Zum Kalender wechseln

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie unten links (oder in der linken Navigationsleiste) auf das Kalender-Symbol.

Schritt 2: Teams-Besprechung erstellen

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Direkt-Weg: Klicken Sie im Menüband (oben) auf die Schaltfläche „Neue Teams-Besprechung“.
  • Alternativ: Doppelklicken Sie im Kalender auf den gewünschten Tag/die Uhrzeit. Klicken Sie im neuen Fenster oben im Menüband auf das Symbol „Teams-Besprechung“.

(Sobald Sie dies tun, wird automatisch ein Einladungslink für Microsoft Teams in das Textfeld der Nachricht eingefügt.)

Schritt 3: Besprechungsdetails festlegen

Füllen Sie die Standardfelder aus:

  • Titel: Worum geht es in dem Meeting?
  • Erforderlich / Optional: Tragen Sie hier die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein.
  • Start- und Endzeit: Legen Sie Datum und Uhrzeit fest.
  • Tipp: Nutzen Sie oben den „Terminplanungs-Assistenten“, um zu sehen, ob Ihre Kollegen zu dieser Zeit verfügbar sind.

Schritt 4: Agenda hinzufügen

Schreiben Sie wichtige Hinweise oder eine Agenda in das große Textfeld über den automatisch generierten Teams-Link. (Wichtig: Löschen oder verändern Sie den blauen Link „Klicken Sie hier, um an der Besprechung teilzunehmen“ nicht).

Schritt 5: Einladung absenden

Klicken Sie oben links auf „Senden“.

  • Das Meeting ist nun in Ihrem Kalender und im Kalender der Teilnehmer eingetragen.
  • Gleichzeitig synchronisiert sich der Termin automatisch mit Ihrem Kalender in der Microsoft Teams-App.

Methode 2: Über Outlook im Web (Browser)

Wenn Sie Outlook im Browser (outlook.office.com) nutzen, funktioniert es genauso schnell.

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und melden Sie sich bei Outlook im Web an.
  2. Wechseln Sie über das linke Menü in den Kalender.
  3. Klicken Sie oben links auf „Neues Ereignis“ (oder doppelklicken Sie auf die gewünschte Uhrzeit).
  4. Geben Sie Titel, Teilnehmer und Uhrzeit ein.
  5. Suchen Sie nach dem Schieberegler „Teams-Besprechung“ und aktivieren Sie diesen (er färbt sich meist blau).
  6. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu.
  7. Klicken Sie oben auf „Senden“ (oder „Speichern“).

Nützliche Zusatztipps

  • Besprechungsoptionen anpassen: Sie möchten bestimmen, wer im Warteraum (Lobby) warten muss oder wer seinen Bildschirm teilen darf? Klicken Sie in der erstellten Einladung auf den kleinen Link „Besprechungsoptionen“ (unter dem Teams-Teilnahmelink), um diese Einstellungen vorab festzulegen.
  • Teams-Symbol fehlt in Outlook? Falls die Schaltfläche „Neue Teams-Besprechung“ nicht angezeigt wird:
    1. Schließen Sie Outlook und Teams komplett.
    2. Starten Sie zuerst Teams und danach Outlook neu.
    3. Prüfen Sie in Outlook unter Datei > Optionen > Add-Ins, ob das „Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office“ aktiv ist.
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