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Automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Egal ob Urlaub, Krankheit oder Geschäftsreise: Eine automatische Abwesenheitsnotiz (Out of Office Reply) stellt sicher, dass Kollegen und Kunden sofort wissen, wann Sie wieder erreichbar sind und an wen sie sich im Notfall wenden können.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Abwesenheitsnotiz in der Windows Desktop-App, im Web (Browser), auf dem Mac und in der Smartphone-App einrichten.

1. Outlook für Windows (Desktop-App)

Hinweis: Diese Methode gilt für Microsoft 365- und Exchange-Konten (Standard in den meisten Unternehmen).

  1. Outlook öffnen: Starten Sie Ihr Outlook-Programm.
  2. Backstage-Menü aufrufen: Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Datei.
  3. Automatische Antworten wählen: Klicken Sie im Bereich „Informationen“ auf die Schaltfläche Automatische Antworten (Außer Haus).
  4. Funktion aktivieren: Wählen Sie die Option Automatische Antworten senden aus.
  5. Zeitraum festlegen (empfohlen):
    • Setzen Sie ein Häkchen bei Nur in diesem Zeitraum senden.
    • Wählen Sie das Startdatum und die Startzeit sowie das Enddatum und die Endzeit aus. (Dadurch schaltet sich die Notiz nach Ihrer Rückkehr automatisch ab).
  6. Nachricht verfassen:
    • Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“: Schreiben Sie die Nachricht für Ihre direkten Arbeitskollegen.
    • Registerkarte „Außerhalb meiner Organisation“: Setzen Sie hier bei Bedarf einen Haken und formulieren Sie eine professionelle Nachricht für externe Kunden oder Partner.
  7. Bestätigen: Klicken Sie auf OK. Die Notiz ist nun aktiv bzw. für den gewählten Zeitraum vorgeplant.

2. Outlook im Web (Browser / Outlook.com / Microsoft 365)

Wenn Sie unterwegs sind und keinen Zugriff auf Ihre Desktop-App haben, können Sie die Notiz schnell im Browser einstellen.

  1. Anmelden: Öffnen Sie Ihren Browser und loggen Sie sich unter outlook.office.com oder outlook.com ein.
  2. Einstellungen öffnen: Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Navigieren:
    • Gehen Sie links auf E-Mail und wählen Sie dann Automatische Antworten.
  4. Aktivieren: Schalten Sie den Schieberegler bei Automatische Antworten aktivieren ein.
  5. Zeitraum & Text:
    • Aktivieren Sie optional die Option Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden.
    • Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in das Textfeld ein.
    • Entscheiden Sie, ob auch Antworten an Kontakte außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden sollen.
  6. Speichern: Klicken Sie unten rechts (oder oben) auf Speichern.

3. Outlook für Smartphone & Tablet (iOS & Android)

Ideal, wenn Sie schon am Flughafen oder bereits auf dem Weg nach Hause sind.

  1. App öffnen: Starten Sie die Microsoft Outlook App auf Ihrem Mobiltelefon.
  2. Konto-Menü öffnen: Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild oder das Postfach-Symbol.
  3. Einstellungen: Tippen Sie unten links auf das Zahnrad-Symbol.
  4. Konto auswählen: Tippen Sie unter „E-Mail-Konten“ auf Ihr gewünschtes Konto.
  5. Automatische Antworten:
    • Tippen Sie auf den Menüpunkt Automatische Antworten.
    • Aktivieren Sie den Schieberegler.
    • Legen Sie fest, ob die Notiz für jeden oder nur während eines Zeitraums gelten soll.
    • Verfassen Sie Ihren Text.
  6. Speichern: Tippen Sie oben rechts auf das Häkchen-Symbol bzw. Fertig.

4. Outlook für Mac

  1. Outlook öffnen: Starten Sie Outlook auf Ihrem Mac.
  2. Menüleiste nutzen: Klicken Sie in der Menüleiste oben auf Extras (Tools) und dann auf Abwesend (Out of Office). (Alternativ: Outlook > Einstellungen > Konten > Konto auswählen > Automatische Antworten).
  3. Aktivieren: Setzen Sie das Häkchen bei Automatische Antworten für das Konto senden.
  4. Nachricht & Zeit: Verfassen Sie Ihren Text und aktivieren Sie bei Bedarf den Zeitraum sowie die separaten Antworten für externe Kontakte.
  5. Bestätigen: Klicken Sie auf OK.

Bonus: Was gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz? (Vorlage)

Damit keine Missverständnisse entstehen, sollte Ihre Notiz folgende Informationen enthalten:

  • Das genaue Datum Ihrer Abwesenheit (von wann bis wann).
  • Der Tag Ihrer Rückkehr.
  • Die Information, ob E-Mails weitergeleitet oder gelesen werden (oder nicht).
  • Ein Ansprechpartner für Notfälle (Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer).

Textvorlage:

Betreff: Automatische Abwesenheitsnotiz

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom [Startdatum] bis einschließlich [Enddatum] abwesend und habe in dieser Zeit keinen bzw. nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.

Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, [Name Kollege/in], unter [E-Mail-Adresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer].

Ab dem [Datum Rückkehr] bin ich wieder regulär für Sie erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

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