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Microsoft Teams: So nimmst du eine Meeting-Einladung richtig an

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du eine Microsoft Teams-Einladung auf verschiedenen Wegen annehmen kannst.

Wenn du zu einer Besprechung in Microsoft Teams eingeladen wirst, hast du mehrere Möglichkeiten, die Einladung zu bestätigen. Hier sind die gängigsten Wege über Outlook, die Teams-App und das Smartphone.

Methode 1: Über Microsoft Outlook (E-Mail)

Dies ist der häufigste Weg, da Einladungen meist direkt in deinem Posteingang landen.

  1. E-Mail öffnen: Suche in deinem Posteingang nach der E-Mail des Organisators. Der Betreff entspricht meist dem Namen des Meetings.
  2. Option wählen: Im oberen Bereich der E-Mail (oder in der Vorschau) findest du die Antwortmöglichkeiten:
    • Zusagen (Häkchen): Du nimmst teil. Der Termin wird fest in deinen Kalender eingetragen.
    • Vorläufig (Fragezeichen): Du bist dir noch unsicher. Der Termin wird schraffiert in deinen Kalender eingetragen.
    • Ablehnen (X): Du kannst nicht teilnehmen. Der Termin wird nicht in deinen Kalender aufgenommen.
  3. Antwort senden: Nach dem Klick kannst du wählen, ob du die Antwort sofort senden möchtest oder eine Nachricht an den Organisator hinzufügen willst.

Methode 2: Direkt in der Microsoft Teams Desktop-App

Du musst nicht extra in deine E-Mails schauen; du kannst Einladungen auch direkt in Teams verwalten.

  1. Kalender öffnen: Klicke in der linken Seitenleiste von Microsoft Teams auf das Symbol „Kalender“.
  2. Meeting suchen: Suche den entsprechenden Termin im Kalender. Unbestätigte Termine sind meist blass oder gestrichelt dargestellt.
  3. Anklicken: Klicke einmal auf den Termin.
  4. Status wählen: Es öffnet sich ein kleines Fenster. Dort findest du oben die Schaltflächen Zusagen, Vorläufig oder Ablehnen.
    • Tipp: Wenn du auf den kleinen Pfeil bei „Zusagen“ klickst, kannst du auch eine neue Zeit vorschlagen, falls du zum geplanten Zeitpunkt keine Zeit hast.

Methode 3: Über die Teams Mobile App (Smartphone/Tablet)

Wenn du unterwegs bist, kannst du Einladungen schnell über die App annehmen.

  1. App öffnen: Starte die Teams-App auf deinem Handy.
  2. Kalender-Tab: Tippe unten in der Navigationsleiste auf „Kalender“.
  3. Einladung auswählen: Tippe auf das Meeting, das du bestätigen möchtest.
  4. RSVP / Antworten: Tippe auf den Button „Antworten“ oder direkt auf das Häkchen für „Zusagen“.

Was passiert nach der Zusage?

  • Kalendereintrag: Das Meeting wird automatisch in deinen Outlook- und Teams-Kalender synchronisiert.
  • Erinnerung: Du erhältst (je nach Einstellung) meist 15 Minuten vor Beginn eine Benachrichtigung.
  • Beitritt: Zum Zeitpunkt des Meetings musst du nur noch im Kalender auf den Termin klicken und die Schaltfläche „Teilnehmen“ wählen.

Profi-Tipps

  • Serientermine: Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, wirst du gefragt, ob du nur diesen einen Termin oder die gesamte Serie annehmen möchtest.
  • E-Mail-Benachrichtigung: Wenn du die Einladung in Outlook annimmst, verschwindet die E-Mail normalerweise aus deinem Posteingang und landet im Papierkorb, während der Termin in den Kalender wandert. Das ist normales Verhalten und sorgt für Ordnung!
  • Anonyme Teilnahme: Wenn du eine Einladung an eine private E-Mail-Adresse erhältst und kein Teams-Konto hast, kannst du die Einladung trotzdem annehmen und später über den Browser („Im Web teilnehmen“) beitreten.
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