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So planst du ein einzelnes Meeting für mehrere Teams gleichzeitig (Workaround)

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du ein Meeting für mehrere Teams gleichzeitig organisierst, da Microsoft Teams von Haus aus keine direkte Funktion bietet, um mehrere "Teams" (als Organisationseinheiten) mit einem Klick einzuladen.

In Microsoft Teams ist es einfach, ein Meeting in einem Kanal zu planen. Möchte man jedoch Mitglieder aus verschiedenen Teams oder mehrere komplette Abteilungen dabei haben, stößt man oft auf Hindernisse. Mit diesen drei bewährten Workarounds löst du das Problem effizient.

Methode 1: Über die Outlook-Gruppenadresse (Der sauberste Weg)

Jedes Team in Microsoft Teams ist im Hintergrund mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft, die eine eigene E-Mail-Adresse besitzt.

  1. Gruppen-E-Mail finden:
    • Öffne Outlook.
    • Suche in der linken Navigationsleiste unter „Gruppen“ nach den Namen der Teams, die du einladen möchtest.
    • Klicke auf die Gruppe und kopiere die E-Mail-Adresse (z. B. marketing-projekt@deinefirma.com).
  2. Meeting planen:
    • Gehe in deinen Teams-Kalender oder Outlook-Kalender.
    • Erstelle ein „Neues Meeting“.
    • Füge die E-Mail-Adressen der verschiedenen Teams in das Feld „Erforderliche Teilnehmer“ ein.
  3. Vorteil: Alle Mitglieder der jeweiligen Teams erhalten eine persönliche Kalendereinladung.

Methode 2: Das Kanal-Meeting mit manuellem Link-Teilen

Wenn das Meeting in einem bestimmten Kanal stattfinden soll, aber auch andere Teams dazukommen sollen:

  1. Meeting im Haupt-Kanal planen:
    • Gehe in das Team, das Gastgeber ist, und wähle „Besprechung planen“ in einem Kanal.
  2. Besprechungslink kopieren:
    • Nachdem du den Termin gespeichert hast, klicke ihn im Kalender erneut an.
    • Klicke mit der rechten Maustaste auf den Link „Hier klicken, um an der Besprechung teilzunehmen“ und wähle Link kopieren.
  3. In anderen Teams teilen:
    • Gehe in die Kanäle der anderen Teams.
    • Erstelle einen neuen Post und kündige das Meeting an.
    • Füge den Link ein und nutze das @Team-Tag, um alle Mitglieder zu benachrichtigen.
  4. Vorteil: Die Diskussion findet im Haupt-Kanal statt, aber jeder kann beitreten.

Methode 3: Die „Kalender-Weiterleitung“ (Schnell & Pragmatisch)

Dieser Weg eignet sich, wenn du bereits ein Meeting erstellt hast und merkst, dass ein weiteres Team teilnehmen muss.

  1. Meeting erstellen: Erstelle ein normales Meeting (ohne Kanal-Bindung).
  2. In Outlook öffnen: Öffne denselben Termin in deinem Outlook-Kalender.
  3. Weiterleiten:
    • Klicke oben im Menü auf Weiterleiten.
    • Gib die Gruppen-E-Mail-Adressen der Teams ein, die du zusätzlich einladen möchtest.
  4. Vorteil: Du musst die Teilnehmer nicht einzeln abtippen.

Profi-Tipps für die Durchführung

  • Berechtigungen prüfen: Wenn du externe Teams einlädst, stelle sicher, dass die „Besprechungsoptionen“ so eingestellt sind, dass die Teilnehmer nicht alle im Lobby-Bereich warten müssen.
  • Tags nutzen: Anstatt das ganze Team einzuladen, kannst du in Teams „Tags“ (Markierungen) erstellen (z. B. „Projektleiter“). Du kannst dann diese Tags im Chat erwähnen und den Link teilen.
  • Zentrale Einladung: Für wiederkehrende Meetings mit vielen Teams empfiehlt es sich, eine eigene Verteilerliste in Outlook anzulegen, die alle relevanten Personen enthält.

Zusammenfassung: Da Teams kein direktes „Multi-Team-Feature“ hat, ist die Nutzung der Outlook-Gruppenadresse (Methode 1) die professionellste Lösung, um sicherzustellen, dass der Termin in allen persönlichen Kalendern erscheint.

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