Tutorials

E-Mails in Microsoft Outlook archivieren: Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

Melden

Ein überquellender Posteingang sorgt für Unübersichtlichkeit und kann Outlook verlangsamen. Durch das Archivieren von E-Mails schaffen Sie Ordnung, ohne wichtige Nachrichten endgültig zu löschen.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Outlook blitzschnell mit einem Klick archivieren, alte Elemente manuell auslagern und die automatische Archivierung einrichten.

Methode 1: Die schnelle Ein-Klick-Archivierung (Standard-Ordner)

Diese Methode eignet sich perfekt, wenn Sie einzelne E-Mails aus dem Posteingang entfernen möchten, diese aber weiterhin durchsuchbar und griffbereit bleiben sollen.

  1. Wählen Sie die E-Mail(s) aus, die Sie archivieren möchten.
  2. Klicken Sie im oberen Menüband (Reiter „Start“) auf die Schaltfläche Archivieren (Symbol: eine kleine Box mit Pfeil nach unten).
    • Tipp: Alternativ können Sie einfach die Rücktaste (Backspace) auf der Tastatur drücken, während die Mail markiert ist.
  3. Die E-Mail wird sofort in den Standard-Ordner namens „Archiv“ in Ihrer Ordnerleiste verschoben.

Hinweis: Diese Methode verschiebt Mails nur in einen anderen Ordner auf dem Server. Sie spart keinen Speicherplatz auf Ihrem E-Mail-Konto.

Methode 2: Manuelle Archivierung in eine lokale Datei (Speicherplatz freigeben)

Wenn Ihr Postfach voll ist und Sie Mails dauerhaft auf Ihrer Festplatte sichern möchten (in einer .pst-Datei), nutzen Sie diesen Weg:

  1. Klicken Sie ganz oben links auf Datei.
  2. Wählen Sie die Kategorie Informationen.
  3. Klicken Sie auf das Feld Tools (oder „Bereinigungstools“) und wählen Sie Alte Elemente bereinigen... (in einigen Versionen direkt Postfach bereinigen -> Archivieren).
  4. Wählen Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren.
  5. Markieren Sie den gewünschten Ordner (z. B. den gesamten Posteingang).
  6. Wählen Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als: ein Datum aus.
  7. Klicken Sie auf Durchsuchen, um festzulegen, wo die Archivdatei (archive.pst) auf Ihrem PC gespeichert werden soll.
  8. Bestätigen Sie mit OK. Outlook lagert die ausgewählten Daten nun lokal aus.

Methode 3: Die AutoArchivierung aktivieren (Vollautomatisch)

Outlook kann diesen Aufräumprozess in regelmäßigen Abständen völlig automatisch im Hintergrund durchführen.

  1. Gehen Sie auf Datei > Optionen.
  2. Klicken Sie im linken Menü auf Erweitert.
  3. Scrollen Sie zum Bereich AutoArchivierung und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für AutoArchivierung....
  4. Setzen Sie ein Häkchen bei AutoArchivierung alle X Tage ausführen (z. B. alle 14 Tage).
  5. Definieren Sie die Standardeinstellungen:
    • Alte Elemente löschen oder archivieren: Legen Sie fest, ab welchem Alter Mails als alt gelten (z. B. nach 3 oder 6 Monaten).
    • Alte Elemente verschieben nach: Wählen Sie den Speicherort für Ihre Archiv-Datendatei auf der Festplatte.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

(Zusatztipp: Sie können die AutoArchivierung auch für einzelne Ordner anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, wählen Sie Eigenschaften und wechseln Sie auf den Reiter AutoArchivierung.)

Wo finde ich meine archivierten E-Mails wieder?

  • Bei der Ein-Klick-Archivierung (Methode 1): Die Mails liegen im Ordner Archiv, der sich direkt in Ihrer normalen Ordnerstruktur unterhalb des Posteingangs befindet.
  • Bei ausgelagerten Dateien (Methode 2 & 3): Outlook blendet in der linken Seitenleiste ein neues Postfach ein (oft standardmäßig als Archive oder Outlook-Datendatei benannt). Über den kleinen Pfeil daneben können Sie die Ordner aufklappen und wie gewohnt auf die alten E-Mails zugreifen oder die Suchfunktion nutzen.

Sollte das Archiv nicht angezeigt werden, können Sie es jederzeit öffnen über: Datei > Öffnen und exportieren > Outlook-Datendatei öffnen.

0