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Anleitung: E-Mail-Format in Microsoft Outlook ändern – Schritt für Schritt

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In Microsoft Outlook können Sie das Format Ihrer E-Mails ganz einfach anpassen. Es stehen drei Formate zur Verfügung: HTML (Standard), Nur-Text und Rich-Text.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie das Format für eine einzelne E-Mail ändern und wie Sie das Standardformat für alle zukünftigen E-Mails dauerhaft festlegen.

Die drei E-Mail-Formate im Überblick:

  • HTML: Ermöglicht Schriftarten, Farben, Tabellen, Aufzählungszeichen und eingebettete Bilder (empfohlen für die meisten E-Mails).
  • Nur-Text: Enthält keinerlei Formatierungen. Sehr sicher, universell lesbar und spart Datenvolumen.
  • Rich-Text (RTF): Ein Microsoft-eigenes Format. Wird meist nur innerhalb von Microsoft-Netzwerken genutzt (kann bei externen Empfängern zu Anhang-Problemen wie der Datei winmail.dat führen).

Teil 1: Format für eine einzelne E-Mail ändern

Wenn Sie nur ab und zu eine E-Mail als Nur-Text oder HTML versenden möchten, können Sie das direkt im Verfassen-Fenster tun:

  1. Neue E-Mail öffnen:
    Klicken Sie in Outlook oben links auf Neue E-Mail (oder antworten Sie auf eine bestehende E-Mail).
  2. Reiter wechseln:
    Klicken Sie im oberen Menüband des E-Mail-Fensters auf den Reiter Text formatieren.
  3. Format auswählen:
    In der Gruppe Format (meist ganz links) sehen Sie die Optionen:
    • HTML
    • Nur-Text
    • Rich-Text
      Klicken Sie einfach auf das gewünschte Format.
  4. Hinweis bei Umstellung auf Nur-Text:
    Falls Sie von HTML auf Nur-Text wechseln, warnt Outlook Sie eventuell, dass vorhandene Formatierungen (Bilder, Schrifthervorhebungen) verloren gehen. Bestätigen Sie dies mit Trotzdem fortfahren.

Teil 2: Standard-Format für alle neuen E-Mails dauerhaft ändern

Wenn Sie möchten, dass Outlook immer automatisch ein bestimmtes Format für neue Nachrichten nutzt, ändern Sie die Grundeinstellung:

  1. Optionen öffnen:
    Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster oben links auf Datei und danach ganz unten in der linken Spalte auf Optionen.
  2. E-Mail-Einstellungen aufrufen:
    Wählen Sie im neuen Fenster links die Kategorie E-Mail aus.
  3. Format anpassen:
    Suchen Sie ganz oben den Bereich Nachrichten verfassen.
    Neben dem Punkt Verfassen im Nachrichtenformat: finden Sie ein Dropdown-Menü.
  4. Auswahl treffen:
    Klicken Sie auf das Menü und wählen Sie Ihr bevorzugtes Format:
    • HTML
    • Nur-Text
    • Rich-Text
  5. Speichern:
    Klicken Sie unten rechts auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen.

Zusammenfassung

Für den modernen Schriftverkehr ist HTML die beste Wahl, da es Signaturen, Logos und Verlinkungen korrekt darstellt. Wenn Sie maximale Kompatibilität ohne jegliches Design benötigen, ist Nur-Text die ideale Alternative.

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