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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kontaktgruppe in Outlook erstellen

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Eine Kontaktgruppe (früher auch als „Verteilerliste“ bekannt) spart viel Zeit, wenn Sie regelmäßig E-Mails an denselben Personenkreis senden möchten – wie zum Beispiel an ein Projektteam, eine Abteilung oder einen Verein.

In diesem Tutorial erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine solche Gruppe in Microsoft Outlook anlegen und verwenden.

Schritt 1: Zum Bereich „Kontakte“ wechseln

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie auf das Personen- bzw. Kontakte-Symbol. Je nach Outlook-Ansicht befindet sich dieses entweder unten links oder in der Navigationsleiste ganz links am Rand.

Schritt 2: Eine neue Kontaktgruppe anlegen

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich oben im Menüband auf dem Reiter Start befinden.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Kontaktgruppe (befindet sich meist direkt neben „Neuer Kontakt“).
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Schritt 3: Der Gruppe einen Namen geben

  1. Tragen Sie im Feld Name eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihre Gruppe ein (z. B. Projektteam Alpha, Marketing oder Familie).
  2. Unter diesem Namen werden Sie die Gruppe später beim Schreiben von E-Mails finden.

Schritt 4: Mitglieder zur Gruppe hinzufügen

Klicken Sie im oberen Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Sie haben nun drei Möglichkeiten:

  • Aus Outlook-Kontakten: Wählen Sie Personen aus, die Sie bereits in Ihrem persönlichen Adressbuch gespeichert haben.
  • Aus Adressbuch: Wählen Sie Personen aus dem globalen Unternehmens-Adressbuch (Exchange).
  • Neuer E-Mail-Kontakt: Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse einer Person manuell ein, die bisher noch nicht in Ihren Kontakten existiert.

Tipp: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Personen gleichzeitig aus einer Liste auszuwählen. Klicken Sie anschließend unten auf Mitglieder -> und bestätigen Sie mit OK.

Schritt 5: Kontaktgruppe speichern

  1. Überprüfen Sie in der Liste, ob alle gewünschten Personen aufgeführt sind.
  2. Klicken Sie oben links auf Speichern und schließen.

Ihre Kontaktgruppe ist nun erfolgreich erstellt und einsatzbereit.

So verwenden Sie die Kontaktgruppe in einer E-Mail

  1. Klicken Sie wie gewohnt auf Neue E-Mail.
  2. Tippen Sie in das Feld An... (oder Cc... / Bcc...) den Namen Ihrer neu erstellten Kontaktgruppe ein. Outlook schlägt Ihnen die Gruppe automatisch vor.
  3. Hinweis zum Datenschutz: Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen oder die E-Mail-Adressen nicht sichtbar sein sollen, tragen Sie die Kontaktgruppe in das Feld Bcc ein.
  4. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden. Die E-Mail geht automatisch an alle Mitglieder der Gruppe.

Kontaktgruppe nachträglich bearbeiten

Möchten Sie später Personen hinzufügen oder entfernen?

  1. Gehen Sie wieder in den Bereich Kontakte.
  2. Suchen Sie nach dem Gruppennamen und öffnen Sie die Gruppe per Doppelklick.
  3. Nutzen Sie die Schaltflächen Mitglieder hinzufügen oder markieren Sie ein Mitglied und klicken Sie auf Mitglied entfernen.
  4. Klicken Sie abschließend wieder auf Speichern und schließen.
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