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Outlook: Den Kalender einer anderen Person anzeigen – Die vollständige Anleitung

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Die Einsicht in den Kalender von Kollegen oder Teammitgliedern ist eine der nützlichsten Funktionen in Microsoft Outlook. Sie erleichtert die Planung von Meetings und verhindert Terminüberschneidungen.

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du einen fremden Kalender in Outlook öffnest – sowohl in der Desktop-App als auch in der Web-Version.

Wichtiger Hinweis vorab: Berechtigungen

Standardmäßig kannst du innerhalb derselben Organisation (z. B. Firma oder Schule) meist sehen, ob jemand frei oder beschäftigt ist. Um Details wie den Betreff oder den Ort eines Termins zu sehen, muss die entsprechende Person ihren Kalender explizit für dich freigegeben haben.

Methode 1: Kalender in der Outlook Desktop-App hinzufügen (Windows & Mac)

Dies ist der klassische Weg über das installierte Outlook-Programm.

  1. Öffne Outlook und wechsle in die Kalender-Ansicht (Klicke unten links oder in der linken Seitenleiste auf das Kalender-Symbol).
  2. Klicke im oberen Menüband (Reiter „Start“) auf die Option „Kalender hinzufügen“ (in manchen Versionen heißt es „Kalender öffnen“).
  3. Wähle im Dropdown-Menü die Option „Aus dem Adressbuch…“.
  4. Es öffnet sich das globale Adressbuch:
    • Tippe den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person in das Suchfeld ein.
    • Mache einen Doppelklick auf den Namen, sodass er unten im Feld „Kalender ->“ erscheint.
    • Bestätige mit „OK“.
  5. Der Kalender wird nun geladen und erscheint in deiner Kalender-Übersicht (meist unter der Kategorie „Geteilte Kalender“ oder „Freigegebene Kalender“ auf der linken Seite).
  6. Setze einfach ein Häkchen neben den Namen, um den Kalender ein- oder auszublenden.

Methode 2: Kalender in Outlook im Web (Browser) hinzufügen

Wenn du Outlook über den Internet-Browser nutzt, gehst du wie folgt vor:

  1. Melde dich bei Outlook im Web an und klicke links auf das Kalender-Symbol.
  2. Klicke in der linken Seitenleiste auf „Kalender hinzufügen“ (direkt unter dem Monatskalender).
  3. Wähle im neuen Fenster auf der linken Seite „Aus dem Verzeichnis hinzufügen“.
  4. Wähle dein eigenes Konto aus, unter dem der Kalender gesucht werden soll.
  5. Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein und wähle sie aus den Vorschlägen aus.
  6. Lege fest, unter welcher Gruppe der Kalender gespeichert werden soll (z. B. „Personen“).
  7. Klicke auf „Hinzufügen“ (oder „Importieren“) und schließe das Fenster über das X.

Zusätzliche Tipps für die Kalendernutzung

1. Kalender überlagern (Overlay-Modus)

Wenn du den fremden Kalender und deinen eigenen nicht nebeneinander, sondern kombiniert sehen möchtest:

  • Klicke in der Desktop-App auf den kleinen Pfeil nach links direkt neben dem Namen des hinzugefügten Kalenders (oben am Kalenderrand).
  • Beide Kalender verschmelzen nun zu einer Ansicht. Die Termine bleiben farblich getrennt.

2. Zugriffsberechtigung anfordern

Wenn du keine Termindetails siehst, kannst du die Person direkt aus Outlook heraus um Erlaubnis bitten:

  • Klicke mit der rechten Maustaste auf den fremden Kalender in deiner Liste.
  • Wähle (falls verfügbar) „Freigabeberechtigungen anfordern…“.
  • Es öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, die du an die Person senden kannst.

3. Kalender wieder entfernen

Wird der Kalender nicht mehr benötigt, kannst du die Liste einfach aufräumen:

  • Klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kalenders in der linken Leiste.
  • Wähle „Kalender löschen“ oder „Aus Gruppe entfernen“. (Keine Sorge: Dadurch wird nicht der eigentliche Kalender der Person gelöscht, sondern nur die Verknüpfung in deinem Outlook).
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