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Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten: Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Egal, ob Sie im Urlaub sind, sich auf einer Konferenz befinden oder krankheitsbedingt ausfallen: Eine professionelle Abwesenheitsnotiz (Out of Office) sorgt dafür, dass Kollegen und Kunden wissen, wann Sie wieder erreichbar sind und an wen sie sich im Notfall wenden können.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die automatische Antwort in der Desktop-Version, im Web-Browser und auf dem Smartphone einrichten.

Methode 1: Outlook auf dem Desktop (Windows)

Dies ist der gängigste Weg am Arbeitsplatz.

  1. Outlook öffnen: Starten Sie Ihr Outlook-Programm.
  2. Menü aufrufen: Klicken Sie oben links auf den Reiter Datei.
  3. Automatische Antworten wählen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten (Außer Haus). (Hinweis: Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, nutzen Sie vermutlich ein privates Konto wie IMAP/POP3 anstelle eines Exchange-Kontos).
  4. Antwort aktivieren:
    • Wählen Sie die Option Automatische Antworten senden.
    • Setzen Sie ein Häkchen bei Nur in diesem Zeitraum senden, um Start- und Endzeitpunkt (Datum und Uhrzeit) festzulegen. So müssen Sie nicht daran denken, die Notiz nach Ihrer Rückkehr manuell zu deaktivieren.
  5. Text verfassen:
    • Innerhalb meiner Organisation: Diese Nachricht erhalten Ihre direkten Arbeitskollegen.
    • Außerhalb meiner Organisation: Aktivieren Sie diesen Reiter, wenn auch externe Kontakte (Kunden, Partner) eine Nachricht erhalten sollen. Sie können wählen, ob nur Personen in Ihrem Adressbuch oder absolut jeder Absender die Antwort erhalten soll.
  6. Speichern: Bestätigen Sie mit OK.

Methode 2: Outlook im Web (Browser)

Ideal, wenn Sie Ihren Arbeitscomputer bereits heruntergefahren haben oder von unterwegs über den Browser zugreifen.

  1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie im Menü links E-Mail und anschließend Automatische Antworten.
  4. Schalten Sie den Schalter bei Automatische Antworten aktivieren auf Ein.
  5. Setzen Sie optional das Häkchen bei Antworten nur während dieses Zeitraums senden und wählen Sie Datum und Uhrzeit.
  6. Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein.
  7. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Antworten auch an externe Absender außerhalb Ihres Unternehmens zu senden.
  8. Klicken Sie unten auf Speichern.

Methode 3: Outlook App (iOS & Android)

Perfekt, wenn Sie bereits auf dem Weg zum Flughafen sind und vergessen haben, die Notiz am PC einzurichten.

  1. Öffnen Sie die Outlook-App auf Ihrem Smartphone.
  2. Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild (oder das Home-Symbol).
  3. Tippen Sie unten links auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  4. Wählen Sie unter E-Mail-Konten Ihr entsprechendes E-Mail-Konto aus.
  5. Tippen Sie auf Automatische Antworten.
  6. Schieben Sie den Regler nach rechts, um die Funktion zu aktivieren.
  7. Geben Sie Ihren Text ein und aktivieren Sie bei Bedarf die Option Nur während eines bestimmten Zeitraums antworten.
  8. Tippen Sie oben rechts auf das Häkchen-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.

Best Practice: Was gehört in eine professionelle Abwesenheitsnotiz?

Eine gute Abwesenheitsnotiz sollte kurz, präzise und informativ sein. Folgende Punkte sind essenziell:

  • Zeitraum: Von wann bis wann sind Sie abwesend?
  • Rückkehr: Ab welchem Tag sind Sie wieder regulär erreichbar?
  • E-Mail-Zugriff: Werden E-Mails während der Abwesenheit gelesen oder weitergeleitet? (z. B. „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.“)
  • Vertretung: Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer der Kollegen, die im dringenden Fall weiterhelfen.

Vorlage für Ihre Nachricht:

Betreff: Automatische Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name]

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, [Name des Kollegen], unter [E-Mail-Adresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer].

Ab dem [Datum der Rückkehr] bin ich gerne wieder für Sie da und werde Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

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