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Große Dateien mit Outlook versenden: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Standardmäßig erlaubt Outlook meist nur Dateianhänge mit einer Größe von maximal 20 bis 25 MB. Möchtest du größere Dokumente, hochauflösende Bilder oder Videos versenden, wird die E-Mail blockiert.

Die einfachste und eleganteste Lösung ist es, die Datei über einen Cloud-Dienst wie OneDrive zu teilen. Der Empfänger erhält dann statt der schweren Datei einen sicheren Download-Link.

Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie das funktioniert, sowie zwei praktische Alternativen.

Methode 1: Große Dateien über OneDrive in Outlook teilen (Empfohlen)

Da OneDrive direkt in das Microsoft-Ökosystem integriert ist, lässt sich diese Methode nahtlos in Outlook anwenden.

Schritt 1: Neue E-Mail öffnen

Öffne Outlook und klicke oben links auf „Neue E-Mail“, um das Nachrichtenfenster zu öffnen.

Schritt 2: Datei auswählen

Klicke in der Menüleiste oben auf die Registerkarte „Einfügen“ und wähle dann das Büroklammer-Symbol „Datei anfügen“.

Schritt 3: Cloud-Option wählen

Du hast nun zwei Möglichkeiten:

  • Liegt die Datei bereits in deiner Cloud? Klicke auf „Webspeicherorte durchsuchen“ > „OneDrive“ und wähle die gewünschte Datei aus.
  • Liegt die Datei auf deinem Computer? Klicke auf „Diesen PC durchsuchen“ und wähle die große Datei aus. Outlook erkennt automatisch, dass die Datei zu groß ist, und fragt dich: „Möchten Sie diese Datei als OneDrive-Link freigeben?“ Bestätige dies mit einem Klick auf „Link freigeben“ (oder „Als OneDrive-Link hochladen und freigeben“).

Schritt 4: Zugriffsberechtigungen festlegen

Die Datei wird nun als Link im E-Mail-Kopf oder im Textfeld angezeigt. Direkt an der Datei siehst du ein kleines Pfeil-Symbol:

  1. Klicke auf den kleinen Pfeil neben der angehängten Datei.
  2. Wähle „Berechtigungen ändern“.
  3. Bestimme, wer Zugriff hat:
    • „Jeder kann bearbeiten / anzeigen“ (für Personen außerhalb deiner Organisation).
    • „Empfänger können anzeigen“ (sicherste Option: Empfänger dürfen die Datei nur herunterladen/ansehen, aber nicht ändern).

Schritt 5: E-Mail versenden

Verfasse deinen Text wie gewohnt und klicke auf „Senden“. Der Empfänger kann die Datei nun über den Link direkt aus deiner Cloud herunterladen.

Methode 2: Datei als ZIP-Archiv komprimieren (Für Dateien, die nur knapp zu groß sind)

Wenn deine Datei nur geringfügig über der 20-MB-Grenze liegt (z. B. 23 MB), kannst du sie komprimieren.

  1. Suche die Datei im Windows-Explorer.
  2. Mache einen Rechtsklick auf die Datei.
  3. Wähle „Senden an“ > „ZIP-komprimierter Ordner“ (oder unter Windows 11 direkt das Symbol „In ZIP-Datei komprimieren“).
  4. Es entsteht eine neue, kleinere .zip-Datei.
  5. Ziehe diese ZIP-Datei einfach per Drag-and-Drop in deine Outlook-E-Mail.

Methode 3: Externe Transfer-Dienste nutzen (Für Dateien über 2 GB)

Falls du kein Microsoft OneDrive nutzen möchtest oder die Datei extrem groß ist (z. B. 10 GB):

  1. Nutze kostenlose Dienste wie WeTransfer, SwissTransfer oder Google Drive / Dropbox.
  2. Lade die Datei dort im Browser hoch.
  3. Wähle die Option „Übertragungslink erstellen“.
  4. Kopiere den generierten Download-Link.
  5. Wechsle zu Outlook und füge den Link einfach mit Strg + V in den Text deiner E-Mail ein.

Wichtige Tipps zum Schluss:

  • Upload-Zeit beachten: Das Hochladen großer Dateien hängt von deiner Internet-Upload-Geschwindigkeit ab. Warte kurz, bis der Ladebalken in Outlook verschwindet, bevor du auf „Senden“ klickst.
  • Postfach des Empfängers: Selbst wenn dein Outlook große Anhänge direkt senden könnte, blockieren viele Firmen-Postfächer E-Mails über 10–20 MB. Ein Cloud-Link (Methode 1) ist daher immer die zuverlässigste Wahl.
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