🌐 Google Drive Dateien mit Nicht-Gmail-Nutzern teilen: Die komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du Google Drive-Dateien mit Personen teilen kannst, die kein Gmail-Konto oder Google-Konto besitzen.

Viele Nutzer glauben, dass man zwingend ein Google-Konto benötigt, um auf Google Drive-Inhalte zuzugreifen. Das ist jedoch ein Irrtum. Google bietet dafür das sogenannte „Besucher-Sharing“ (Visitor Sharing) an.

Hier sind die zwei effektivsten Methoden, dies umzusetzen:

Methode 1: Direktes Teilen per E-Mail (Besucher-Modus)

Diese Methode ist am sichersten, da nur die Person mit der spezifischen E-Mail-Adresse Zugriff erhält. Der Empfänger erhält einen Verifizierungscode per E-Mail, um seine Identität zu bestätigen.

Schritt 1: Datei auswählen Öffne Google Drive und suche die Datei oder den Ordner, den du teilen möchtest. Klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle „Teilen“.

Schritt 2: E-Mail-Adresse eingeben Gib im Feld „Personen und Gruppen hinzufügen“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (z. B. eine Outlook-, Yahoo- oder Firmen-Adresse).

Schritt 3: Berechtigungen festlegen Wähle rechts neben der E-Mail-Adresse die Rolle aus:

• Betrachter: Kann die Datei nur ansehen.
• Kommentator: Kann Kommentare hinterlassen.
• Mitwirkender (Editor): Kann die Datei bearbeiten.

Schritt 4: Senden Klicke auf „Senden“. Google weist dich darauf hin, dass die Person kein Google-Konto hat. Bestätige dies mit „Trotzdem teilen“.

Was der Empfänger tun muss:

1. Er erhält eine E-Mail mit einem Link zur Datei.
2. Beim Klicken wird er aufgefordert, seine Identität zu bestätigen.
3. Google sendet einen 6-stelligen PIN-Code an seine E-Mail-Adresse.
4. Nach Eingabe des Codes kann er die Datei (je nach Berechtigung) ansehen oder bearbeiten.

Methode 2: Freigabe über einen Link (Öffentlicher Zugriff)

Diese Methode ist am einfachsten, wenn du die Datei schnell an viele Personen senden möchtest, ohne deren E-Mail-Adressen einzeln einzugeben.

Schritt 1: Freigabe-Menü öffnen Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle „Link abrufen“ oder „Teilen“.

Schritt 2: Zugriff ändern Standardmäßig steht dort „Eingeschränkt“. Klicke auf den kleinen Pfeil und ändere die Einstellung auf „Jeder, der über den Link verfügt“.

Schritt 3: Rolle festlegen Bestimme auch hier, ob die Personen mit dem Link nur Betrachter oder auch Editoren sein sollen.

Schritt 4: Link kopieren Klicke auf „Link kopieren“ und sende diesen Link per E-Mail, WhatsApp oder Slack an die gewünschte Person.

Wichtige Tipps für die Sicherheit

1. Vorsicht bei Editoren-Rechten: Wenn du „Jeder, der über den Link verfügt“ als „Editor“ einstellst, kann jeder, der diesen Link im Internet findet, deine Datei verändern oder löschen. Nutze diese Option nur in Ausnahmefällen.
2. Zugriff widerrufen: Du kannst den Zugriff jederzeit beenden. Klicke einfach wieder auf „Teilen“ und entferne die Person aus der Liste oder stelle den Link-Status zurück auf „Eingeschränkt“.
3. Ordner-Teilen: Wenn du einen ganzen Ordner teilst, haben Nicht-Gmail-Nutzer Zugriff auf alle darin enthaltenen Dateien. Das spart Zeit bei großen Projekten.

Fazit

Dank der PIN-Verifizierung (Methode 1) ist Google Drive mittlerweile sehr flexibel geworden. Du kannst problemlos mit Kunden oder Partnern zusammenarbeiten, die keine Google-Infrastruktur nutzen, ohne dass diese sich ein neues Konto anlegen müssen.