Tutorials

OneNote: So exportierst du dein KOMPLETTES Notizbuch als PDF

Melden

Hier ist ein einfaches Tutorial, wie du dein gesamtes OneNote-Notizbuch in eine einzige PDF-Datei umwandelst.

Viele Nutzer wissen nicht, dass man nicht nur einzelne Seiten, sondern auch das gesamte Notizbuch auf einmal als PDF speichern kann. Dies ist besonders nützlich für Backups, zum Archivieren oder zum Teilen großer Projekte.

Wichtiger Hinweis vorab: Diese Funktion ist derzeit primär in der OneNote Desktop-App (die Version, die mit Microsoft 365 installiert wird) verfügbar. In der Web-Version oder der Windows 10 App ist der Export des ganzen Notizbuchs oft eingeschränkt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Das gewünschte Notizbuch öffnen

Starte OneNote und stelle sicher, dass das Notizbuch, das du exportieren möchtest, aktuell geladen und vollständig synchronisiert ist.

2. Das Menü „Datei“ aufrufen

Klicke oben links in der Menüleiste auf den Reiter „Datei“.

3. Die Export-Funktion wählen

Wähle in der linken Seitenleiste den Menüpunkt „Exportieren“ aus.

4. Den Export-Umfang festlegen

Nun siehst du drei Optionen unter dem Punkt „1. Aktuelles Element exportieren“:

  • Seite
  • Abschnitt
  • Notizbuch <-- Wähle diese Option aus.

5. Das Dateiformat wählen

Unter dem Punkt „2. Format auswählen“ klickst du auf *„PDF (.pdf)“**.

6. Den Exportvorgang starten

Klicke nun auf die Schaltfläche „Exportieren“. Es öffnet sich ein Windows-Explorer-Fenster.

  • Wähle den Speicherort auf deinem Computer aus.
  • Gib der Datei einen Namen.
  • Klicke auf „Speichern“.

Was passiert beim Export?

OneNote erstellt nun eine einzige PDF-Datei, die alle Abschnitte und alle Seiten deines Notizbuchs hintereinander enthält.

Tipps für ein besseres Ergebnis:

  • Dateigröße: Wenn dein Notizbuch viele hochauflösende Bilder oder Audio-Dateien enthält, kann die PDF-Datei sehr groß werden.
  • Links: Interne Links innerhalb von OneNote funktionieren in der PDF-Version oft nicht mehr so wie gewohnt. Externe Web-Links bleiben in der Regel erhalten.
  • Seitenumbrüche: OneNote-Seiten sind theoretisch „unendlich“ breit und lang. In der PDF werden sie automatisch auf A4-Seiten umgebrochen. Kontrolliere bei wichtigen Dokumenten vorher, ob Inhalte am rechten Rand abgeschnitten werden.

Alternative für Mac-Nutzer oder Web-User

Solltest du die Desktop-App nicht nutzen, gibt es einen Umweg:

  1. Gehe auf onenote.com und melde dich an.
  2. Wähle „Notizbücher verwalten“.
  3. Klicke mit der rechten Maustaste auf dein Notizbuch und prüfe, ob die Option „Notizbuch exportieren“ verfügbar ist (dies funktioniert oft nur bei persönlichen Konten, nicht bei Firmen-/Schulkonten).
  4. Hier wird jedoch meist eine Zip-Datei mit den OneNote-Rohdaten erstellt, kein direktes PDF. Für ein PDF bleibt die oben beschriebene Desktop-Variante der einfachste Weg.
0