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Automatische Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook einrichten – Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Das neue Outlook für Windows besitzt eine modernisierte Benutzeroberfläche, die sich stark an der Web-Version orientiert. Wenn Sie im Urlaub, auf einer Fortbildung oder aus anderen Gründen nicht erreichbar sind, können Sie mit wenigen Klicks eine automatische Abwesenheitsnotiz ("Out of Office") einrichten.

Hier ist die einfache Anleitung dazu.

Schritt 1: Die Einstellungen öffnen

  1. Starten Sie das neue Outlook.
  2. Klicken Sie ganz oben rechts in der Titelleiste auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).

Schritt 2: Zum Bereich „Automatische Antworten“ navigieren

  1. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie im linken Menü den Punkt Konten aus.
  2. Klicken Sie in der mittleren Spalte auf Automatische Antworten. (Hinweis: Falls Sie mehrere E-Mail-Konten verknüpft haben, stellen Sie sicher, dass oben das richtige Konto ausgewählt ist.)

Schritt 3: Automatische Antworten aktivieren

  1. Schalten Sie den Schieberegler bei Automatische Antworten aktivieren ein (der Schalter wird blau/hervorgehoben).

Schritt 4: Zeitraum festlegen (empfohlen)

Damit Sie nicht vergessen, die Abwesenheit nach Ihrer Rückkehr manuell zu deaktivieren:

  1. Setzen Sie ein Häkchen bei Antworten nur in diesem Zeitraum senden.
  2. Wählen Sie Ihre Startzeit (Datum und Uhrzeit) und Ihre Endzeit (Datum und Uhrzeit) aus.

(Zusatzfunktion im neuen Outlook: Sie können hier optional auch direkt Ihren Kalender für diesen Zeitraum blockieren oder neue Besprechungseinladungen automatisch ablehnen lassen.)

Schritt 5: Nachricht für interne Kontakte verfassen

  1. Schreiben Sie Ihren Text in das große Textfeld.
  2. Nutzen Sie die Formatierungsleiste, um wichtige Details (wie Vertretungskontakte) hervorzuheben.

Schritt 6: Nachricht für externe Absender einrichten (optional)

Wenn auch Personen außerhalb Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation (z. B. Kunden oder Partner) informiert werden sollen:

  1. Setzen Sie weiter unten ein Häkchen bei Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden.
  2. Entscheiden Sie, ob dies nur an Ihre Kontakte oder an alle externen Absender geschickt werden soll.
  3. Verfassen Sie die Nachricht im zweiten Textfeld (oft eine förmlichere Version ohne firmeninterne Details).

Schritt 7: Speichern und Fertigstellen

  1. Klicken Sie ganz unten rechts im Einstellungsfenster auf die Schaltfläche Speichern.
  2. Schließen Sie das Einstellungsfenster über das X oben rechts.

Ihre Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet bzw. für den gewählten Zeitraum vorprogrammiert!

Tipp: Schnelle Vorlage für Ihre Abwesenheitsnachricht

Betreff: Automatische Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name]

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung:
Name: [Name des Kollegen]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Nach meiner Rückkehr werde ich mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

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