Schritt-für-Schritt-Anleitung: Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook einrichten
Wenn Sie im Urlaub, auf einer Fortbildung oder aus anderen Gründen nicht erreichbar sind, informiert eine Abwesenheitsnotiz (Out of Office) Ihre Kontakte automatisch darüber. Das „neue Outlook“ (für Windows und Web) hat eine modernisierte Oberfläche, wodurch sich der Pfad zu den Einstellungen leicht verändert hat.
In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre automatische Antwort schnell und einfach einrichten.
Schritt 1: Einstellungen öffnen
Öffnen Sie das neue Outlook. Klicken Sie ganz oben rechts in der Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Schritt 2: Zu den automatischen Antworten navigieren
Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Einstellungen:
- Klicken Sie in der linken Spalte auf „Konten“.
- Wählen Sie in der mittleren Spalte den Punkt „Automatische Antworten“ aus.
(Hinweis: Falls Sie mehrere E-Mail-Konten im neuen Outlook nutzen, stellen Sie oben sicher, dass das richtige Konto ausgewählt ist.)
Schritt 3: Automatische Antworten aktivieren
Klicken Sie auf den Schieberegler neben „Automatische Antworten aktivieren“, sodass dieser auf „Ein“ steht (farblich hervorgehoben).
Schritt 4: Zeitraum festlegen (Empfohlen)
Sie können festlegen, dass die Abwesenheitsnotiz nur für eine bestimmte Zeitspanne aktiv ist:
- Setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten nur in diesem Zeitraum senden“.
- Wählen Sie Ihre gewünschte Startzeit (Datum und Uhrzeit) und Endzeit aus.
Tipp: Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, bleibt die Abwesenheitsnotiz so lange aktiv, bis Sie diese manuell wieder ausschalten.
Schritt 5: Kalender-Optionen festlegen (Optional)
Das neue Outlook bietet praktische Zusatzfunktionen für Ihren Zeitraum:
- Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren: Trägt die Abwesenheit in Ihren Kalender ein.
- Neue Einladungen für Ereignisse in diesem Zeitraum automatisch ablehnen: Verhindert, dass Sie während Ihres Urlaubs zu Meetings hinzugefügt werden.
- Meine Besprechungen während dieses Zeitraums ablehnen und abbrechen: Sagt bestehende Termine automatisch ab.
Schritt 6: Nachricht für interne Kollegen verfassen
Schreiben Sie im großen Textfeld Ihre Nachricht. Diese wird an Personen innerhalb Ihrer Organisation gesendet.
Eine gute Notiz enthält:
- Den Zeitraum Ihrer Abwesenheit.
- Den Tag Ihrer Rückkehr.
- Einen Hinweis, ob E-Mails weitergeleitet werden oder unbeantwortet bleiben.
- Eine Vertretungsperson inklusive Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon) für Notfälle.
Schritt 7: Antworten an externe Kontakte einrichten (Optional)
Möchten Sie auch Personen außerhalb Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation informieren?
- Scrollen Sie nach unten und setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten an Personen außerhalb meiner Organisation senden“.
- Wählen Sie, ob diese E-Mail an alle Absender oder „Nur an meine Kontakte“ gesendet werden soll.
- Geben Sie im zweiten Textfeld die Nachricht für externe Empfänger ein (Sie können den Text von oben kopieren und anpassen).
Schritt 8: Speichern
Klicken Sie ganz unten rechts auf den blauen Button „Speichern“.
Ihre Abwesenheitsnotiz ist nun aktiv (oder für den festgelegten Zeitraum programmiert) und Sie können das Einstellungsfenster schließen.
Vorlage für Ihre Abwesenheitsnotiz:
Betreff: Automatische Antwort: Abwesend bis [Datum]
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung:
[Name der Vertretung]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]Ab dem [Datum] bin ich wieder wie gewohnt für Sie erreichbar.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]