Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Egal, ob Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit: Eine automatische Abwesenheitsnotiz („Out of Office Reply“) informiert Kollegen und Kunden zuverlässig darüber, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind.
In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Abwesenheitsnotiz in der Outlook-Desktop-App und in Outlook im Web (Browser) einrichten.
Methode 1: Outlook Desktop-App (Windows & Mac)
Dies ist der Standardweg, wenn Sie das Outlook-Programm auf Ihrem Computer installiert haben.
Schritt 1: Menü aufrufen
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie ganz oben links auf den Reiter „Datei“.
Schritt 2: Automatische Antworten auswählen
Klicken Sie im Bereich „Kontoinformationen“ auf die Schaltfläche „Automatische Antworten (Außer Haus)“.
(Hinweis: Sollten Sie diesen Button nicht sehen, nutzen Sie vermutlich ein privates IMAP/POP3-Konto wie GMX oder Web.de anstelle eines Microsoft Exchange-Kontos. In diesem Fall muss die Weiterleitung meist direkt beim E-Mail-Anbieter im Browser eingerichtet werden).
Schritt 3: Zeitraum festlegen
- Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
- Setzen Sie einen Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“.
- Definieren Sie das Startdatum mit Uhrzeit und das Enddatum mit Uhrzeit. (Tipp: Wenn Sie keinen Zeitraum festlegen, bleibt die Notiz so lange aktiv, bis Sie diese manuell wieder ausschalten).
Schritt 4: Nachricht verfassen
Sie haben nun zwei Reiter zur Auswahl:
- Innerhalb meiner Organisation: Diese Nachricht erhalten ausschließlich Ihre direkten Arbeitskollegen (gleiche Firmen-Domain).
- Außerhalb meiner Organisation: Setzen Sie hier den Haken, wenn auch externe Kontakte (Kunden, Partner) eine Antwort erhalten sollen.
Geben Sie Ihren Text in das Textfeld ein und formatieren Sie ihn nach Wunsch (Schriftart, Absätze, Links).
Schritt 5: Speichern und Aktivieren
Klicken Sie unten auf „OK“. Ihre Abwesenheitsnotiz ist nun aktiv bzw. für den gewählten Zeitraum vorprogrammiert.
Methode 2: Outlook im Web (Browser)
Wenn Sie unterwegs sind oder Outlook im Webbrowser nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Einstellungen öffnen: Melden Sie sich bei Outlook im Web an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
- Menüpunkt wählen: Gehen Sie links auf „Konto“ und wählen Sie dann „Automatische Antworten“.
- Aktivieren: Schieben Sie den Regler bei „Automatische Antworten aktivieren“ nach rechts (auf Ein).
- Zeitraum wählen: Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei „Antworten nur in diesem Zeitraum senden“ und wählen Sie Start- und Endzeit.
- Text eingeben: Verfassen Sie Ihre Nachricht für interne und optional für externe Empfänger.
- Speichern: Klicken Sie unten rechts auf „Speichern“.
Bonus: Was gehört in eine professionelle Abwesenheitsnotiz?
Damit keine Missverständnisse entstehen, sollte Ihre Nachricht folgende Punkte enthalten:
- Zeitraum: Von wann bis wann sind Sie abwesend?
- Rückkehr: Ab welchem Tag sind Sie wieder erreichbar?
- E-Mail-Zugriff: Werden E-Mails gelesen/weitergeleitet oder nicht?
- Vertretung: An wen kann sich der Absender in dringenden Fällen wenden? (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Vertreters angeben).
Vorlage zum Kopieren:
Betreff: Automatische Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name]
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe keinen/nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.
Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, [Name des Kollegen], unter [E-Mail-Adresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer].
Ab dem [Datum] bin ich gerne wieder wie gewohnt für Sie erreichbar.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]