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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Abwesenheit im Team über Outlook teilen

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Eine gut kommunizierte Abwesenheit („Out of Office“) sorgt für reibungslose Abläufe im Team und verhindert Frust. Um Ihre Kollegen optimal zu informieren, reicht eine reine E-Mail-Abwesenheitsnotiz oft nicht aus.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Abwesenheit sowohl über den Kalender (für eine vorausschauende Planung) als auch per automatischer E-Mail-Antwort mit Ihrem Team teilen.

Methode 1: Abwesenheit im Team-Kalender blockieren (Empfohlen)

Mit dieser Methode sehen Ihre Kollegen bereits bei der Terminplanung im Vorfeld, dass Sie nicht verfügbar sind, ohne dass deren eigener Kalender als „beschäftigt“ blockiert wird.

Schritt 1: Outlook-Kalender öffnen

Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie über das Kalender-Symbol (meist unten oder links in der Navigationsleiste) in die Kalenderansicht.

Schritt 2: Neuen Termin erstellen

  1. Klicken Sie oben links auf Neuer Termin (oder Neues Ereignis).
  2. Tragen Sie im Betreff Ihren Namen und den Grund ein, z. B.:
    „Abwesend: [Ihr Name] – Urlaub“ oder „OoO: [Ihr Name]“.

Schritt 3: Zeitraum festlegen

  1. Wählen Sie das Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit.
  2. Setzen Sie ein Häkchen bei Ganztägiges Ereignis, falls Sie ganze Tage abwesend sind.

Schritt 4: Status auf „Abwesend“ setzen

  1. Suchen Sie im Menüband das Feld Anzeigen als.
  2. Ändern Sie den Status von „Frei“ bzw. „Beschäftigt“ auf Abwesend (wird lila/magenta dargestellt). Dadurch signalisieren Sie dem System, dass Sie nicht erreichbar sind.

Schritt 5: Das Team informieren (ohne deren Kalender zu blockieren)

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Option A: Eintrag im gemeinsamen Gruppenkalender (Best Practice)
    Wenn Ihr Team einen freigegebenen Microsoft 365- oder SharePoint-Kalender nutzt, erstellen Sie den Termin direkt in diesem Kalender.
  • Option B: Team als Teilnehmer einladen
    1. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen.
    2. Fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teams oder die einzelnen Kollegen hinzu.
    3. Wichtig: Bitten Sie die Kollegen in der Beschreibung, die Einladung anzunehmen, aber bei sich den Status auf „Frei“ zu belassen, damit deren Kalender nicht als belegt gilt.

Schritt 6: Speichern

Klicken Sie auf Speichern und schließen (bzw. Senden, wenn Sie Kollegen eingeladen haben).

Methode 2: Automatische Abwesenheitsnotiz für das Team einrichten

Damit Kollegen, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail schreiben, sofort Bescheid wissen, richten Sie den klassischen Abwesenheitsassistenten ein.

Schritt 1: Einstellungen aufrufen

  1. Klicken Sie oben links auf den Reiter Datei.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Automatische Antworten (Außer Haus).

Schritt 2: Zeitraum aktivieren

  1. Wählen Sie die Option Automatische Antworten senden.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden und tragen Sie Datum und Uhrzeit Ihrer Abwesenheit ein.

Schritt 3: Nachricht für das Team verfassen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation (dies ist die Nachricht, die Ihr internes Team sieht).

  2. Verfassen Sie eine kurze, informative Nachricht.

    Checkliste für den Inhalt:

    • Von wann bis wann sind Sie abwesend?
    • Werden E-Mails weitergeleitet oder gelesen? (Ja/Nein)
    • Wer ist die Vertretung bei dringenden Notfällen (Name, E-Mail, Telefon)?

Schritt 4: Bestätigen

Klicken Sie auf OK. Die automatische Antwort ist nun für den festgelegten Zeitraum aktiv.

Profi-Tipps für die Übergabe im Team

  • Teams-Status synchronisieren: Wenn Sie die Kalender-Methode (Methode 1) nutzen, übernimmt Microsoft Teams Ihren Status automatisch und zeigt Sie im Chat als „Abwesend“ an.
  • Vorwarnung: Kündigen Sie längere Abwesenheiten (z. B. mehr als eine Woche) bereits einige Tage vorher kurz im Team-Chat oder Meeting an, um offene Aufgaben rechtzeitig zu übergeben.
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