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Anleitung: Erinnerungen in Outlook einrichten – Schritt für Schritt

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Mit Erinnerungen in Microsoft Outlook verpassen Sie nie wieder wichtige Termine, Fristen oder unbeantwortete E-Mails. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Erinnerungen für Kalendertermine, E-Mails und Aufgaben einrichten.

Teil 1: Erinnerung für einen Kalendertermin einrichten

Dies ist die häufigste Art der Erinnerung (z. B. für Meetings, Arzttermine oder Geburtstage).

  1. Kalender öffnen: Klicken Sie unten links (oder in der linken Navigationsleiste) auf das Kalender-Symbol.
  2. Termin erstellen oder auswählen:
    • Klicken Sie oben links auf „Neuer Termin“ (oder doppelklicken Sie direkt auf die gewünschte Uhrzeit im Kalender).
    • Wenn Sie einen bestehenden Termin bearbeiten möchten, öffnen Sie diesen per Doppelklick.
  3. Erinnerungszeit festlegen:
    • Suchen Sie im oberen Menüband nach dem Feld „Erinnerung“ (oft mit einem kleinen Glocken-Symbol versehen).
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie aus, wie lange vor dem Termin Sie erinnert werden möchten (z. B. 15 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag).
    • (Tipp: Wählen Sie „0 Minuten“, wenn die Erinnerung genau zum Start des Termins erscheinen soll).
  4. Speichern: Klicken Sie oben links auf „Speichern und schließen“.

Teil 2: Erinnerung für eine E-Mail einrichten (Wiedervorlage)

Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, die Sie erst später bearbeiten können, können Sie sich von Outlook daran erinnern lassen.

  1. E-Mail auswählen: Klicken Sie in Ihrem Posteingang mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail.
  2. Nachverfolgung aufrufen: Fahren Sie im Kontextmenü mit der Maus über „Zur Nachverfolgung“ (Fähnchen-Symbol).
  3. Erinnerung hinzufügen: Klicken Sie im Untermenü auf „Erinnerung hinzufügen…“.
  4. Datum und Uhrzeit einstellen:
    • Ein neues Fenster öffnet sich. Setzen Sie einen Haken bei „Erinnerung“.
    • Wählen Sie das gewünschte Datum und die genaue Uhrzeit aus, zu der die Benachrichtigung aufploppen soll.
  5. Bestätigen: Klicken Sie auf „OK“. Die E-Mail ist nun mit einer roten Fahne und einem Glocken-Symbol markiert.

Teil 3: Erinnerung für eine Aufgabe (To-Do) einrichten

Für Aufgaben, die nicht fest im Kalender stehen, aber bis zu einer bestimmten Frist erledigt sein müssen.

  1. Aufgaben öffnen: Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Aufgaben-Symbol (Häkchen oder Notizblock).
  2. Aufgabe erstellen: Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“.
  3. Erinnerung aktivieren:
    • Geben Sie einen Betreff für die Aufgabe ein.
    • Setzen Sie weiter unten ein Häkchen bei der Option „Erinnerung“.
    • Stellen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein.
  4. Speichern: Klicken Sie oben links auf „Speichern und schließen“.

Zusätzlicher Tipp: Was tun, wenn das Erinnerungsfenster erscheint?

Sobald die festgelegte Zeit erreicht ist, öffnet sich automatisch das Outlook-Erinnerungsfenster:

  • Schließen / Beenden: Wenn Sie die Erinnerung erledigt haben, wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf „Schließen“ (oder „Alle schließen“).
  • Erneut erinnern (Schlummern): Wenn Sie gerade keine Zeit haben, wählen Sie unten im Dropdown-Menü eine Zeitspanne (z. B. 5 Minuten, 1 Stunde) und klicken Sie auf „Erneut erinnern“ (Snooze).
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