Tutorial

So setzen Sie Erinnerungen in Outlook 2016 – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in Outlook 2016 Erinnerungen für Termine, Aufgaben und E-Mails einrichten.

Erinnerungen in Outlook 2016 helfen Ihnen dabei, wichtige Fristen, Besprechungen und Aufgaben nicht zu verpassen. Sie können Erinnerungen für drei Hauptbereiche erstellen: Kalendereinträge, Aufgaben und E-Mails.

1. Erinnerungen für Kalendertermine festlegen

Dies ist die am häufigsten genutzte Funktion, um rechtzeitig vor einem Meeting oder Termin benachrichtigt zu werden.

  1. Kalender öffnen: Klicken Sie unten links in Outlook auf das Kalender-Symbol.
  2. Termin erstellen: Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Tag oder oben auf "Neuer Termin" (bzw. „Neue Besprechung“).
  3. Erinnerungszeit wählen:
    • Suchen Sie im oberen Menüband (Reiter „Termin“) die Gruppe Optionen.
    • Dort finden Sie das Feld Erinnerung mit einem Glocken-Symbol.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie aus, wie lange im Voraus Sie erinnert werden möchten (z. B. 15 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag).
  4. Speichern: Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Tipp: Wenn Sie eine Erinnerung für ein ganztägiges Ereignis einstellen, wird diese standardmäßig meist auf 18 Stunden vorher (am Vorabend) gesetzt.

2. Erinnerungen für Aufgaben (Tasks) erstellen

Wenn Sie eine To-do-Liste führen, können Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine Aufgabe erinnern lassen.

  1. Aufgabenbereich öffnen: Klicken Sie unten links auf das Symbol mit den drei Punkten oder direkt auf „Aufgaben“.
  2. Neue Aufgabe: Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“.
  3. Erinnerung aktivieren:
    • Setzen Sie unter dem Feld „Fälligkeitsdatum“ ein Häkchen bei Erinnerung.
    • Wählen Sie im Feld daneben das Datum und die genaue Uhrzeit aus.
  4. Speichern: Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

3. E-Mails zur Nachverfolgung markieren (Flagging)

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie später bearbeiten müssen, können Sie eine Erinnerung direkt an die Mail hängen.

  1. E-Mail auswählen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen-Symbol rechts neben einer E-Mail in Ihrer Liste.
  2. Erinnerung hinzufügen: Wählen Sie im Menü den Punkt „Erinnerung hinzufügen...“.
  3. Details festlegen:
    • Es öffnet sich ein Fenster namens „Benutzerdefiniert“.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.
    • Stellen Sie Datum und Uhrzeit ein.
  4. Bestätigen: Klicken Sie auf OK. Ein kleines Glocken-Symbol erscheint nun bei der E-Mail.

4. Standard-Erinnerungszeit ändern

Wenn Sie möchten, dass Outlook jeden neuen Termin automatisch mit einer Erinnerung (z. B. immer 30 Minuten vorher) versieht, können Sie dies global einstellen:

  1. Klicken Sie oben links auf Datei.
  2. Wählen Sie Optionen aus.
  3. Klicken Sie im linken Menü auf Kalender.
  4. Suchen Sie den Abschnitt „Kalenderoptionen“.
  5. Setzen Sie das Häkchen bei Standarderinnerungen und wählen Sie Ihre bevorzugte Zeit aus.
  6. Klicken Sie auf OK.

Was passiert, wenn die Erinnerung fällig ist?

Sobald die Zeit erreicht ist, öffnet sich das Erinnerungsfenster von Outlook. Sie haben dann drei Möglichkeiten:

  • Schließen: Die Erinnerung wird für dieses Ereignis gelöscht.
  • Alle schließen: Alle aktuell fälligen Erinnerungen werden beendet.
  • Erneute Erinnerung (Snooze): Wählen Sie eine Zeitspanne (z. B. „5 Minuten“) und klicken Sie auf „Erneut erinnern“, damit das Fenster später wieder erscheint.

Hinweis: Damit Erinnerungen funktionieren, muss Outlook 2016 im Hintergrund geöffnet sein. Wenn Outlook geschlossen ist, erhalten Sie keine Desktop-Benachrichtigungen.

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