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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie eine Verteilerliste in Outlook

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Mit einer Verteilerliste (in neueren Outlook-Versionen offiziell als „Kontaktgruppe“ bezeichnet) können Sie mit nur einem Klick E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig senden, ohne jede Adresse einzeln eingeben zu müssen.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine solche Liste in der Outlook-Desktop-Anwendung erstellen und verwalten.

Schritt 1: Zum Bereich „Personen“ (Kontakte) wechseln

  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Klicken Sie unten links (oder in der linken Navigationsleiste) auf das Personen-Symbol (zwei stilisierte Figuren), um Ihre Kontakte zu öffnen.

Schritt 2: Eine neue Kontaktgruppe anlegen

  1. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich im oberen Menüband auf der Registerkarte „Start“ befinden.
  2. Klicken Sie in der Gruppe „Neu“ auf die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Schritt 3: Namen für die Verteilerliste festlegen

  1. Im Feld „Name“ ganz oben tragen Sie die gewünschte Bezeichnung für Ihre Liste ein (z. B. Projekt-Team, Familie oder Marketing-Abteilung).
  2. Unter diesem Namen werden Sie die Gruppe später beim Schreiben von E-Mails aufrufen.

Schritt 4: Mitglieder zur Liste hinzufügen

  1. Klicken Sie im oberen Menüband auf das Symbol „Mitglieder hinzufügen“.
  2. Wählen Sie eine der folgenden drei Optionen:
    • Aus Outlook-Kontakten: Wenn die Personen bereits in Ihrem persönlichen Adressbuch gespeichert sind.
    • Aus Adressbuch: Wenn Sie ein Firmen- oder globales Adressbuch (Exchange) nutzen.
    • Neuer E-Mail-Kontakt: Wenn Sie eine Person hinzufügen möchten, die bisher weder im Adressbuch noch in den Kontakten existiert (hier geben Sie Name und E-Mail-Adresse manuell ein).
  3. Wählen Sie die gewünschten Kontakte mit einem Doppelklick aus (diese erscheinen unten im Feld „Mitglieder ->“) und bestätigen Sie mit „OK“.
  4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle gewünschten Personen in der Liste aufgeführt sind.

Schritt 5: Verteilerliste speichern

  1. Überprüfen Sie kurz die Liste der hinzugefügten Namen und E-Mail-Adressen.
  2. Klicken Sie oben links auf „Speichern & Schließen“.
  3. Die Kontaktgruppe ist nun erstellt und wird in Ihrer Kontaktübersicht (oft hervorgehoben durch ein Gruppen-Symbol) angezeigt.

So nutzen Sie Ihre neue Verteilerliste

  1. Öffnen Sie wie gewohnt eine „Neue E-Mail“.
  2. Tippen Sie in das Feld „An...“ den Namen ein, den Sie Ihrer Kontaktgruppe gegeben haben.
  3. Outlook schlägt Ihnen die Gruppe automatisch vor. Bestätigen Sie die Auswahl.
  4. Optional: Wenn Sie auf das kleine Plus-Zeichen (+) neben dem Gruppennamen im Adressfeld klicken, wird die Gruppe „aufgeklappt“ und alle einzelnen E-Mail-Adressen werden sichtbar (nützlich, wenn Sie für eine einzelne Mail jemanden aus der Liste ausschließen möchten).

Tipp: Verteilerliste nachträglich bearbeiten

Wenn Sie später Personen hinzufügen oder entfernen möchten:

  1. Gehen Sie wieder in den Bereich „Personen“ / Kontakte.
  2. Öffnen Sie die Kontaktgruppe mit einem Doppelklick.
  3. Nutzen Sie die Schaltflächen „Mitglieder hinzufügen“ oder wählen Sie ein Mitglied aus und klicken Sie auf „Mitglied entfernen“.
  4. Klicken Sie anschließend wieder auf „Speichern & Schließen“.
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