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So erstellen Sie Kontaktgruppen in Outlook

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie Kontaktgruppen (früher bekannt als Verteilerlisten) in Outlook erstellen.

Kontaktgruppen sind ideal, um E-Mails zeitsparend an mehrere Personen gleichzeitig zu senden, ohne jede Adresse einzeln eingeben zu müssen.

Methode 1: Outlook Desktop-App (Windows & Mac)

In der klassischen Desktop-Version von Outlook gehen Sie wie folgt vor:

1. Zum Bereich „Personen“ wechseln

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie unten links (oder in der Seitenleiste) auf das Personen-Symbol (zwei Silhouetten), um Ihre Kontakte zu öffnen.

2. Neue Kontaktgruppe erstellen

Klicken Sie im oberen Menüband (Registerkarte „Start“) auf die Schaltfläche Neue Kontaktgruppe. Es öffnet sich ein neues Fenster.

3. Namen vergeben

Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für Ihre Gruppe ein (z. B. „Projektteam“ oder „Familie“).

4. Mitglieder hinzufügen

Klicken Sie im Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Sie haben drei Optionen:

  • Aus Outlook-Kontakten: Wählen Sie Personen aus Ihrem persönlichen Adressbuch aus.
  • Aus Adressbuch: Wählen Sie Personen aus dem globalen Unternehmensverzeichnis (falls vorhanden).
  • Neuer E-Mail-Kontakt: Geben Sie Name und E-Mail-Adresse manuell ein, falls die Person noch nicht in Ihren Kontakten gespeichert ist.

Wählen Sie die gewünschten Namen per Doppelklick aus und bestätigen Sie mit OK.

5. Speichern und Schließen

Klicken Sie oben links auf Speichern und schließen. Die Gruppe erscheint nun in Ihrer Kontaktliste.

Methode 2: Outlook im Web (Outlook.com / Microsoft 365)

Wenn Sie Outlook im Browser verwenden, unterscheidet sich der Vorgang geringfügig:

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Personen-Symbol.
  2. Klicken Sie oben auf den kleinen Pfeil neben „Neuer Kontakt“ und wählen Sie Neue Kontaktliste.
  3. Geben Sie den Namen der Kontaktliste ein.
  4. Geben Sie unter E-Mail-Adressen hinzufügen die Namen oder Adressen der Personen ein. Outlook schlägt Ihnen automatisch passende Kontakte vor.
  5. Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Erstellen.

So nutzen Sie Ihre neue Kontaktgruppe

Sobald die Gruppe erstellt ist, können Sie sie ganz einfach verwenden:

  1. Verfassen Sie eine Neue E-Mail.
  2. Tippen Sie im Feld An... den Namen Ihrer Kontaktgruppe ein.
  3. Outlook schlägt Ihnen die Gruppe vor. Wählen Sie diese aus.
  4. Tipp: Wenn Sie auf das kleine Plus-Symbol (+) neben dem Gruppennamen klicken, wird die Gruppe aufgelöst und alle einzelnen E-Mail-Adressen werden sichtbar. (Achtung: Dies kann nicht rückgängig gemacht werden, ohne die Gruppe neu einzufügen).

Kontaktgruppe bearbeiten oder löschen

  • Bearbeiten: Suchen Sie die Gruppe in Ihrem Personen-Verzeichnis, machen Sie einen Doppelklick darauf und fügen Sie Mitglieder hinzu oder entfernen Sie diese.
  • Löschen: Markieren Sie die Gruppe in Ihrer Kontaktliste und drücken Sie die Entf-Taste oder klicken Sie im Menü auf Gruppe löschen. Die einzelnen Kontakte bleiben dabei in Ihrem Adressbuch erhalten; nur die Gruppe wird aufgelöst.
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