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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So zeigen Sie den Kalender anderer Personen in Outlook an

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Das Anzeigen der Kalender von Kollegen oder Teammitgliedern in Microsoft Outlook ist eine hervorragende Möglichkeit, um Meetings zu koordinieren und die Verfügbarkeit von Personen schnell zu prüfen.

In diesem Tutorial erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie fremde Kalender in der Outlook Desktop-Anwendung hinzufügen und anzeigen können.

Schritt 1: Zum Kalenderbereich in Outlook wechseln

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste (oder je nach Ansicht unten links) auf das Kalender-Symbol, um von Ihren E-Mails zur Kalenderansicht zu wechseln.

Schritt 2: Die Option „Kalender hinzufügen“ aufrufen

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im oberen Menüband auf der Registerkarte Start befinden.
  2. Suchen Sie in der Leiste nach der Gruppe Kalender verwalten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender hinzufügen (Symbol mit einem Kalender und einem kleinen Plus-Zeichen).

Schritt 3: Quelle für den Kalender auswählen

Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Sie haben meist folgende Optionen:

  • Aus dem Adressbuch… (die Standardmethode für Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens)
  • Aus dem Raum- und Ressourcenverzeichnis… (für Besprechungsräume)
  • Aus dem Internet… (über einen Web-Link / iCal)

Wählen Sie in den meisten Fällen die Option Aus dem Adressbuch….

Schritt 4: Die gewünschte Person auswählen

  1. Es öffnet sich das globale Adressbuch.
  2. Geben Sie im Suchfeld den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, deren Kalender Sie sehen möchten.
  3. Wählen Sie den Namen aus der Liste aus und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Kalender -> (oder führen Sie einen Doppelklick auf den Namen aus).
  4. Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Schritt 5: Kalender anzeigen und anpassen

Der Kalender der Person wird nun geladen:

  • Nebeneinander anzeigen: Der neue Kalender erscheint standardmäßig direkt neben Ihrem eigenen Kalender.
  • Kalender ein-/ausblenden: In der linken Spalte (unter „Freigegebene Kalender“ oder „Meine Kalender“) können Sie das Häkchen neben dem Namen der Person setzen oder entfernen, um den Kalender sichtbar zu machen bzw. zu verstecken.
  • Überlagerungsmodus (Overlay): Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach links auf der Registerkarte des hinzugefügten Kalenders. Dadurch legen sich die Kalender übereinander, sodass Sie Terminkollisionen sofort auf einen Blick erkennen können.

Wichtiger Hinweis zu Berechtigungen:

Was Sie im fremden Kalender sehen, hängt von den Berechtigungen ab, die die jeweilige Person (oder Ihre IT-Abteilung) vergeben hat:

  • Frei/Gebucht-Zeiten: Sie sehen standardmäßig oft nur, dass die Person beschäftigt ist, aber keine Details (z. B. Titel oder Ort des Termins).
  • Voller Zugriff: Wenn die Person den Kalender explizit für Sie freigegeben hat, können Sie alle Termindetails und Beschreibungen einsehen.
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