Wie Sie Ihren Outlook-Kalender mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen
- Einleitung
- Freigeben über Outlook im Web (Outlook Web App)
- Freigeben über die Outlook Desktop-App
- Verwaltung von Berechtigungen und Sicherheit
- Zusammenfassung
Einleitung
Das Teilen des Outlook-Kalenders mit Personen außerhalb der eigenen Organisation ist eine nützliche Funktion, um Termine und Verfügbarkeiten mit Kunden, Partnern oder Freunden zu koordinieren. Microsoft Outlook bietet mehrere Möglichkeiten, einen Kalender freizugeben, allerdings gibt es Einschränkungen und Sicherheitsaspekte, die beachtet werden sollten. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Ihren Kalender so teilen, dass auch Personen ohne Konto in Ihrer Organisation Zugriff erhalten.
Freigeben über Outlook im Web (Outlook Web App)
Wenn Sie Outlook über den Browser verwenden, können Sie Ihren Kalender für externe Nutzer freigeben, indem Sie einen Link zur Kalenderansicht erstellen. Melden Sie sich zuerst bei Outlook Web App an. Navigieren Sie dann zu Ihrem Kalender. Dort finden Sie im Bereich Freigeben oder Kalender freigeben die Möglichkeit, Personen einzuladen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben.
Für Personen außerhalb Ihrer Organisation können Sie unter Umständen keinen direkten Zugriff gewähren, da Ihr Administrator dies möglicherweise einschränkt. Deshalb ist es oft sinnvoll, die Option zu wählen, einen öffentlichen Link zu erstellen, der nur lesenden Zugriff auf den Kalender erlaubt. Diese Option heißt beispielsweise Link zum Kalender veröffentlichen oder Verfügbarkeitsinformation als HTML freigeben. Wenn Sie so einen Link generieren, können Sie ihn einfach per E-Mail oder Nachricht an externe Nutzer senden, die dann den Kalender einsehen können, ohne sich anmelden zu müssen.
Freigeben über die Outlook Desktop-App
In der Outlook Desktop-Anwendung gehen Sie in den Kalenderbereich. Klicken Sie auf Kalender freigeben und wählen Sie den Kalender aus, den Sie teilen möchten. Im Fenster Freigeben von Kalender geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Empfängers ein. Wenn Ihre Organisation dies zulässt, erhält der externe Nutzer eine Einladung, die er annehmen kann, um den Kalender in seinem eigenen Outlook zu sehen.
Da viele Firmen aus Sicherheitsgründen externe Freigaben einschränken, funktioniert dies möglicherweise nicht. Als Alternative können Sie die Kalenderinformationen exportieren oder einen öffentlichen Link erstellen, wenn Ihr Exchange-Administrator dies erlaubt. Alternativ können Sie im Menü Kalender veröffentlichen die Option aktivieren, um einen iCal-Link zu erzeugen, den externe Nutzer in beliebige Kalenderprogramme importieren können.
Verwaltung von Berechtigungen und Sicherheit
Beim Teilen von Kalenderdaten mit externen Personen sollten Sie sich bewusst sein, welche Informationen diese sehen dürfen. Standardmäßig können Sie festlegen, ob nur die Verfügbarkeit (frei/gebucht), die Betreffzeilen oder alle Details sichtbar sind. Insbesondere bei externem Zugriff empfiehlt es sich, nur eingeschränkte Informationen freizugeben, um die Privatsphäre zu schützen.
Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob Ihre Organisation externe Freigaben erlaubt und wie lange die Freigabe aktiv bleiben soll. Häufig lassen sich Freigaben nach einer bestimmten Zeit automatisch widerrufen oder manuell aufheben. Falls Sie sensible Daten im Kalender haben, empfiehlt es sich, vor der Freigabe Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung zu halten.
Zusammenfassung
Zusammenfassend können Sie Ihren Outlook-Kalender meist über Outlook Web App oder die Desktop-Anwendung mit externen Personen teilen, indem Sie Einladungen mit deren E-Mail-Adressen versenden oder öffentliche Links generieren. Die Verfügbarkeit dieser Optionen hängt aber stark von den Richtlinien Ihrer Organisation ab. Wenn direkte Freigaben nicht möglich sind, bietet sich das Veröffentlichen eines iCal-Links an, welcher den externen Nutzern ermöglicht, Ihre Kalenderdaten in ihr eigenes Kalenderprogramm zu importieren. Achten Sie dabei immer auf angemessene Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen.