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Outlook: Automatische Abwesenheitsnotiz für bestimmte Wochentage einrichten

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Hier ist ein Tutorial, wie du in Outlook eine wiederkehrende Abwesenheitsnotiz für bestimmte Wochentage einrichtest.

Da Outlook in der Desktop-Version standardmäßig keine Option für „wiederkehrende“ Abwesenheitsnotizen bietet (z. B. jeden Freitag), gibt es zwei effektive Wege: über Outlook im Web (am einfachsten zu planen) oder über Regeln in der Desktop-App.

Methode 1: Über Outlook im Web (Empfohlen)

Die Web-Version von Outlook (Outlook.com oder Microsoft 365 Web) bietet oft präzisere Zeitsteuerungen.

  1. Anmelden: Melde dich in deinem Outlook-Konto im Browser an.
  2. Einstellungen öffnen: Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Abwesenheit suchen: Gehe zu E-Mail > Automatische Antworten.
  4. Zeitraum festlegen:
    • Aktiviere „Automatische Antworten einschalten“.
    • Wähle „Antworten nur in diesem Zeitraum senden“.
    • Hier kannst du den Zeitraum für die aktuelle Woche wählen (z. B. diesen Freitag).
  5. Besonderheit: Da Outlook keine „Serie“ für Abwesenheitsnotizen kennt, musst du diesen Zeitraum leider einmal pro Woche oder Monat kurz anpassen.
    • Tipp: Setze dir eine wöchentliche Erinnerung in deinen Kalender, um die Daten für den nächsten freien Tag kurz zu aktualisieren.

Methode 2: Über Outlook Desktop (Mit Vorlage und Regeln)

Wenn du die Desktop-App nutzt, kannst du eine Regel erstellen, die automatisch auf eingehende Mails antwortet. Diese musst du jedoch manuell aktivieren/deaktivieren, wenn dein freier Tag beginnt.

Schritt 1: Die Antwort-Vorlage erstellen

  1. Verfasse eine neue E-Mail mit deinem Abwesenheitstext.
  2. Klicke auf Datei > Speichern unter.
  3. Wähle als Dateityp *Outlook-Vorlage (.oft)**.
  4. Gib ihr einen Namen (z.B. „Abwesenheit_Freitag“) und speichere sie im Standardordner.
  5. Schließe die E-Mail (nicht speichern nötig).

Schritt 2: Die Regel einrichten

  1. Gehe zum Reiter Start und klicke auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  2. Klicke auf Neue Regel.
  3. Wähle unter „Regel ohne Vorlage erstellen“: Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke auf Weiter.
  4. Bedingung wählen: Wenn die Regel für alle Mails an deinen freien Tagen gelten soll, wähle keine Bedingung aus (einfach auf Weiter klicken und die Bestätigung mit „Ja“ akzeptieren).
  5. Aktion wählen: Aktiviere das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
  6. Klicke im unteren Feld auf den blau unterstrichenen Text „einer bestimmten Vorlage“.
  7. Wähle im Dropdown-Menü „Suchen in“ die Benutzervorlagen im Dateisystem.
  8. Wähle deine gespeicherte Vorlage aus und klicke auf Öffnen. Klicke auf Weiter.
  9. Ausnahmen: Hier kannst du Ausnahmen hinzufügen (z. B. „außer bei Nachrichten von Chef/Chefin“). Klicke auf Weiter.
  10. Fertigstellen: Gib der Regel einen Namen.

Schritt 3: Die Regel nutzen

  • Aktivieren: Wenn du in den Feierabend vor deinem freien Tag gehst, setze den Haken bei dieser Regel unter „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  • Deaktivieren: Wenn du wieder arbeitest, entferne den Haken einfach wieder.

Methode 3: Für Fortgeschrittene (Power Automate)

Falls dein Unternehmen Microsoft 365 nutzt, ist dies der einzige Weg, es echt zu automatisieren:

  1. Öffne Power Automate im Browser.
  2. Erstelle einen neuen Flow: Geplanter Cloud-Flow.
  3. Wähle die Wochentage aus (z. B. jeden Freitag).
  4. Füge den Schritt hinzu: Outlook V2 – Office-Einstellungen aktualisieren (V2).
  5. Dort kannst du den Status auf „Busy“ setzen und eine Automatische Antwort definieren, die exakt an diesen Tagen ausgelöst wird.

Zusammenfassung

  • Manuell (Desktop): Vorlage einmal erstellen, Regel bei Bedarf an- und abhaken.
  • Halb-automatisch (Web): Datum wöchentlich kurz in den Einstellungen anpassen.
  • Voll-automatisch (Power Automate): Einmalig einrichten, läuft für jeden gewählten Wochentag von selbst.
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