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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatische Antworten im neuen Outlook einrichten

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Egal, ob Sie im Urlaub sind, an einer Konferenz teilnehmen oder sich im Krankenstand befinden: Eine Abwesenheitsnotiz informiert Ihre Kontakte zuverlässig darüber, wann Sie wieder erreichbar sind und an wen sie sich im Notfall wenden können.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie automatische Antworten im neuen Outlook aktivieren und konfigurieren.

Schritt 1: Einstellungen öffnen

  1. Starten Sie das neue Outlook.
  2. Klicken Sie ganz oben rechts in der Titelleiste auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).

Schritt 2: Den Bereich „Automatische Antworten“ aufrufen

  1. Es öffnet sich ein neues Einstellungsfenster.
  2. Klicken Sie im linken Menü auf Konten.
  3. Wählen Sie in der mittleren Spalte den Punkt Automatische Antworten aus.
    (Tipp: Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten verknüpft haben, wählen Sie oben zunächst das Konto aus, für das die Notiz gelten soll.)

Schritt 3: Automatische Antworten aktivieren

  1. Stellen Sie den Schieberegler bei „Automatische Antworten aktivieren“ auf Ein (er wechselt die Farbe, meist zu Blau).

Schritt 4: Zeitraum festlegen (Empfohlen)

Damit Sie nicht vergessen, die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr manuell auszuschalten:

  1. Setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten nur in diesem Zeitraum senden“.
  2. Legen Sie das Startdatum und die Startzeit fest.
  3. Wählen Sie das Enddatum und die Endzeit aus.

Hinweis: Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, bleibt die Notiz so lange aktiv, bis Sie sie manuell wieder ausschalten.

Schritt 5: Kalender-Optionen verwalten (Optional)

Das neue Outlook bietet praktische Zusatzoptionen während Ihrer Abwesenheit. Sie können Häkchen setzen bei:

  • Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren (zeigt Sie als „abwesend“ an).
  • Neue Einladungen für Ereignisse in diesem Zeitraum automatisch ablehnen.
  • Meine Besprechungen in diesem Zeitraum ablehnen und absagen.

Schritt 6: Die Abwesenheitsnotiz verfassen

  1. Scrollen Sie zum Textfeld für die Nachricht.
  2. Schreiben Sie Ihre Nachricht. Nutzen Sie die Formatierungsleiste, um z. B. wichtige Daten hervorzuheben oder Links einzufügen.
  3. Wichtige Inhalte einer guten Notiz:
    • Bis wann Sie abwesend sind.
    • Ob E-Mails weitergeleitet oder erst nach der Rückkehr gelesen werden.
    • Wer die Vertretung bei dringenden Notfällen übernimmt (inkl. Kontakt-E-Mail/Telefonnummer).

Schritt 7: Externe Absender konfigurieren

Standardmäßig gilt die Notiz meist nur intern (Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Organisation).

  1. Wenn auch externe Personen (Kunden, Partner) die Notiz erhalten sollen, setzen Sie das Häkchen bei:
    „Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden“.
  2. Wählen Sie, ob die Antwort an alle externen Absender oder nur an Ihre Kontakte gehen soll.
  3. Sie können für externe Kontakte denselben Text verwenden oder bei Bedarf eine angepasste Version in das zweite Textfeld eintragen.

Schritt 8: Speichern

  1. Überprüfen Sie Ihre Angaben noch einmal.
  2. Klicken Sie ganz unten rechts im Fenster auf die Schaltfläche Speichern.
  3. Schließen Sie das Einstellungsfenster über das „X“ oben rechts.

Geschafft! Ihre automatische Antwort ist nun eingerichtet und wird zum festgelegten Zeitpunkt automatisch versendet.

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