Verwaltung mehrerer Signaturen in macOS Mail
- Übersicht
- Signaturen erstellen und bearbeiten
- Signatur-Zuweisung und Optionen
- Mehrere Signaturen pro Konto
- Signaturen exportieren und sichern
- Fazit
Übersicht
macOS Mail bietet die Möglichkeit, für jedes eingerichtete E-Mail-Konto mehrere Signaturen zu erstellen und zu verwalten. So können Sie beispielsweise unterschiedliche Signaturen für geschäftliche und private E-Mails verwenden oder verschiedene Stile und Informationen abhängig vom Anlass einstellen. Die Verwaltung erfolgt direkt über die Mail-App und ist intuitiv gestaltet.
Signaturen erstellen und bearbeiten
Um eine neue Signatur anzulegen, öffnen Sie zunächst die Mail-App und gehen anschließend über die Menüleiste zu Mail > Einstellungen. In dem daraufhin geöffneten Fenster wählen Sie den Reiter Signaturen. Hier sehen Sie auf der linken Seite alle eingerichteten Mail-Konten aufgelistet. Wählen Sie das Konto aus, für das Sie eine Signatur hinzufügen möchten.
Unterhalb der Kontenliste befindet sich eine Spalte, in der die vorhandenen Signaturen des ausgewählten Kontos angezeigt werden. Um eine neue Signatur zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+). Die neue Signatur erhält automatisch den Namen Neue Signatur, welchen Sie durch einen Doppelklick in der Liste leicht anpassen können. Im rechten Bereich befindet sich ein Textfeld, in dem Sie den Inhalt der Signatur verfassen und bearbeiten können. Hier können Sie neben einfachem Text auch Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift, Farben und sogar Bilder einfügen.
Signatur-Zuweisung und Optionen
macOS Mail erlaubt es, flexibel zu bestimmen, welche Signatur bei einer neuen E-Mail automatisch verwendet wird. Über ein Dropdown-Menü am unteren Ende der Signaturenliste können Sie festlegen, ob für ein bestimmtes Konto immer dieselbe Signatur verwendet oder je nach Empfänger ausgewählt werden soll. Die Option Signatur automatisch auswählen sorgt dafür, dass Mail je nach Kontokontext die passende Signatur vorschlägt.
Beim Verfassen einer E-Mail können Sie jederzeit manuell eine Signatur auswählen oder wechseln. Dazu klicken Sie im E-Mail-Fenster auf den Button für die Signatur (normalerweise unten in der Symbolleiste über dem Textfeld) und wählen eine der erstellten Signaturen aus. Das ist besonders nützlich, wenn Sie zwischen mehreren Signaturen für verschiedene Zwecke wechseln möchten.
Mehrere Signaturen pro Konto
Es ist möglich, für jedes Mail-Konto mehrere Signaturen anzulegen. Diese werden alle unter dem jeweiligen Konto in der Signaturenübersicht gelistet. So können Sie beispielsweise eine kurze Signatur, eine ausführliche Informationssignatur oder eine Signatur mit verschiedenen Kontaktdaten hinterlegen. Indem Sie beim Schreiben einer E-Mail die gewünschte Signatur auswählen, behalten Sie die volle Kontrolle und sparen Zeit beim Wechsel zwischen verschiedenen E-Mail-Stilen.
Signaturen exportieren und sichern
Wenn Sie Ihre Signaturen auf einem anderen Mac oder nach einer Neuinstallation übertragen möchten, finden sich die Signaturdateien auf Ihrem System im Benutzerverzeichnis unter ~/Library/Mail/Vx/MailData/Signatures/, wobei Vx je nach macOS-Version variieren kann. Diese Dateien sind meist im XML-Format gespeichert. Durch Kopieren und Einfügen dieser Dateien können Signaturen gesichert oder zwischen Systemen übertragen werden. Beachten Sie jedoch, dass für einen vollständigen Transfer auch die E-Mail-Konten auf dem Zielsystem eingerichtet sein müssen.
Fazit
Die Verwaltung mehrerer Signaturen in macOS Mail ist einfach und flexibel. Sie können für jedes Konto verschiedene Signaturen anlegen, bearbeiten und bequem beim Verfassen von E-Mails auswählen. Diese Funktion unterstützt eine professionelle und personalisierte Kommunikation und spart Ihnen Zeit durch automatische Zuweisung und einfache Handhabung in den Einstellungen.