Mehrere Signaturen in Gmail hinzufügen – So gehts
- Einführung und Bedeutung mehrerer Signaturen
- Vorbereitung: Zugriff auf die Gmail-Einstellungen
- Erstellen erster Signatur
- Weitere Signaturen hinzufügen
- Verwendung der Signaturen beim Verfassen von E-Mails
- Weitere Tipps und Hinweise
- Fazit
Einführung und Bedeutung mehrerer Signaturen
Im E-Mail-Verkehr kann es hilfreich sein, mehrere Signaturen in Gmail zu verwenden, um beispielsweise unterschiedliche Kontaktinformationen oder Berufsbezeichnungen je nach Kontext oder Empfänger anzuzeigen. Gmail ermöglicht es, mehr als eine Signatur zu erstellen und diese beim Verfassen einer E-Mail flexibel auszuwählen.
Vorbereitung: Zugriff auf die Gmail-Einstellungen
Um mehrere Signaturen zu erstellen, öffnet man zunächst Gmail im Webbrowser. Oben rechts klickt man auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen. Dort wählt man anschließend "Alle Einstellungen anzeigen", um in das umfassende Einstellungsmenü zu gelangen. Dieser Bereich enthält verschiedene Registerkarten, unter anderem die Registerkarte "Allgemein", in der sich die Signaturverwaltung befindet.
Erstellen erster Signatur
Innerhalb der Registerkarte "Allgemein" scrollt man bis zum Abschnitt "Signatur". Hier befindet sich oberhalb eines großen Textfeldes eine Schaltfläche "Neue Signatur erstellen". Ein Klick darauf öffnet ein kleines Eingabefeld, in dem man der neuen Signatur einen eindeutigen Namen geben kann. Nachdem man bestätigt hat, erscheint die Signatur in der Liste und rechts daneben befindet sich das Textfeld, in das man den gewünschten Inhalt der Signatur eingibt. Dabei können Textformatierungen, Links, Bilder oder auch Logos eingefügt werden, um die Signatur optisch ansprechend zu gestalten.
Weitere Signaturen hinzufügen
Um zusätzliche Signaturen hinzuzufügen, wiederholt man den Vorgang mit "Neue Signatur erstellen". Jede Signatur erhält eine individuelle Bezeichnung und einen eigenen Text. Auf diese Weise kann man beispielsweise eine formelle Signatur für Geschäftskunden und eine informelle Variante für private Kontakte anlegen.
Verwendung der Signaturen beim Verfassen von E-Mails
Nach dem Speichern der Einstellungen und einem Scrollen ganz nach unten klickt man auf "Änderungen speichern". Nun kann man im Posteingang über + Schreiben” eine neue E-Mail verfassen. Im Fenster unten rechts befindet sich ein Stiftsymbol oder ein Signatur-Symbol. Wenn man darauf klickt, öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allen erstellten Signaturen. Man wählt einfach die gewünschte Signatur aus, die in die E-Mail eingefügt wird. Optional kann man auch bevorzugte Standard-Signaturen für neue E-Mails sowie Antworten und Weiterleitungen festlegen, sodass diese automatisch eingefügt werden.
Weitere Tipps und Hinweise
Es empfiehlt sich, die Namen der Signaturen eindeutig und aussagekräftig zu gestalten, um im Auswahlmenü schnell die passende Variante zu finden. Außerdem kann man die Signaturen jederzeit über dieselbe Einstellungsseite bearbeiten, hinzufügen oder löschen. Die mehrfache Nutzung verschiedener Signaturen erleichtert die professionelle Kommunikation durch passende Anpassungen an den jeweiligen Empfänger oder Zweck der Nachricht.
Fazit
Das Hinzufügen mehrerer Signaturen in Gmail ist unkompliziert und bietet zahlreiche Vorteile im E-Mail-Alltag. Über die Einstellungen lassen sich beliebig viele Signaturen mit individuellen Inhalten anlegen. Über das Dropdown-Menü beim Schreiben einer E-Mail wählt man dann die passende Variante aus und sorgt so für einen individuellen und professionellen Auftritt.