Welche Signaturen eignen sich für Abwesenheits-E-Mails?
- Einleitung
- Elemente einer geeigneten Signatur für Abwesenheits-E-Mails
- Beispiel für eine professionelle Abwesenheits-Signatur
- Fazit
Einleitung
Abwesenheits-E-Mails dienen dazu, Kontaktpersonen zu informieren, dass man vorübergehend nicht erreichbar ist. Damit diese Nachricht professionell wirkt und gleichzeitig alle relevanten Informationen enthält, ist eine geeignete Signatur essenziell. Die Signatur sollte klar, prägnant und informativ sein, ohne die Nachricht zu überladen oder unnötig komplex zu gestalten.
Elemente einer geeigneten Signatur für Abwesenheits-E-Mails
Eine Abwesenheits-E-Mail-Signatur sollte zunächst die grundlegenden Kontaktdaten enthalten, wie den vollständigen Namen, die Position oder Funktion innerhalb des Unternehmens, sowie die Firma oder Organisation. Dies schafft Vertrauen und macht sofort klar, von wem die Nachricht stammt. Zusätzlich empfiehlt es sich, eine alternative Kontaktmöglichkeit anzugeben, falls eine besonders dringende Angelegenheit vorliegt und jemand anderes kontaktiert werden kann.
Wichtig ist auch, dass die Signatur freundlich und höflich formuliert ist. Während in einer normalen Geschäftsmail eine ausführliche Signatur mit Logo, Slogan oder Social-Media-Icons passend sein kann, sollte die Signatur in Abwesenheits-Nachrichten eher schlicht gehalten sein, um die Informationsvermittlung nicht zu erschweren. Zu viele Grafiken oder ausführliche Designelemente können bei automatischen Antworten zudem fehlinterpretiert oder blockiert werden.
Beispiel für eine professionelle Abwesenheits-Signatur
Ein gutes Beispiel könnte folgendermaßen aussehen: Der Name in Kombination mit der Funktion, darunter der Firmenname, darauf folgend die regulären Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Darunter wird kurz darauf hingewiesen, dass man derzeit abwesend ist, inklusive des Zeitraums, und idealerweise eine Vertretung mit Kontaktdaten genannt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass keine unnötigen Floskeln oder lange Erklärungen die Signatur unnötig verlängern.
Fazit
Zusammenfassend lohnt es sich, bei Abwesenheits-E-Mails auf eine klare und kompakte Signatur zu setzen, die alle wesentlichen Informationen zur Person und zur Erreichbarkeit enthält. Die Signatur sollte professionell wirken, aber nicht vom Wesentlichen ablenken. So wird sichergestellt, dass die Abwesenheitsmeldung ihre Funktion erfüllt: Informieren, Kontaktmöglichkeiten bieten und einen positiven Eindruck hinterlassen.