Importieren von ausgewählten Ordnern oder Nachrichtenarten in Outlook
- Importieren bestimmter Ordner
- Nachrichtenarten selektiv importieren
- Alternative Methoden und Tipps
- Zusammenfassung
Outlook bietet grundsätzlich die Möglichkeit, Daten aus PST-Dateien zu importieren oder erneut zu öffnen. Allerdings gilt es zu beachten, dass der standardmäßige Importprozess in Outlook nicht sehr granular ist, wenn es darum geht, nur bestimmte Ordner oder Nachrichtenarten auszuwählen. Das heißt, beim normalen Importvorgang können Sie meistens nur die gesamte PST-Datei oder einzelne Ordner importieren, jedoch keine feingranulare Auswahl etwa nur bestimmter Nachrichtenarten (z. B. nur Kalender oder nur Kontakte) innerhalb eines Ordners vornehmen.
Importieren bestimmter Ordner
Wenn Sie eine PST-Datei importieren, haben Sie die Möglichkeit, einzelne Ordner gezielt auszuwählen. Dabei öffnen Sie zunächst die PST-Datei in Outlook, wodurch diese als weitere Datenquelle in der Ordnerübersicht erscheint. Anschließend können Sie dann per Drag & Drop nur die gewünschten Ordner in Ihre Haupt-Postfach-Struktur oder in einen anderen Ordner kopieren. Alternativ können Sie beim Import-Assistenten auswählen, welche Ordnerstruktur importiert wird.
Eine wichtige Voraussetzung ist dabei, dass Sie die zu importierende Datei nicht direkt importieren müssen, sondern auch die Option Daten-Datei öffnen nutzen können. Die geöffnete PST erscheint dann in Ihrer Ordnerliste, was Ihnen ermöglicht, nur gezielt Ordner auszuwählen und diese manuell zu verschieben oder zu kopieren.
Nachrichtenarten selektiv importieren
Sollten Sie nur bestimmte Nachrichtenarten wie Kontakte, Kalender, Aufgaben oder Emails importieren wollen, ist dies mit dem normalen Importvorgang direkt nicht sehr flexibel lösbar. Hier gibt es jedoch ein paar Lösungswege:
Einerseits können Sie innerhalb der geöffneten PST-Datei die jeweiligen Ordner herausfiltern (z. B. nur Kontakte oder Kalenderordner) und diese dann exportieren bzw. in die Haupt-Installation verschieben. Andererseits bietet Outlook auch die Möglichkeit, einzelne Elemente per Exportfunktion zu speichern (etwa als CSV für Kontakte) und diese gezielt zu importieren.
Zusätzliche Filtermöglichkeiten während des Imports, etwa nur Mails von einem bestimmten Zeitraum oder nur Nachrichten mit bestimmten Kriterien, sind im Standard-Import-Assistenten nicht enthalten. Für detailliertere Filterungen wäre ein Add-In oder ein speziell entwickeltes Skript (z. B. via VBA) erforderlich.
Alternative Methoden und Tipps
Neben dem manuellen Öffnen und Kopieren einzelner Ordner können Sie auch die Exportfunktion von Outlook nutzen, um gezielt Daten zu selektieren. Hierbei exportieren Sie nur die gewünschten Ordner oder Nachrichtenarten als separate PST-Datei oder eine andere unterstützte Datei, die Sie dann wiederum importieren können.
Falls Sie regelmäßig nur bestimmte Nachrichtenarten importieren möchten, bietet sich der Einsatz von Drittanbieter-Tools an, die mehr Granularität erlauben, oder das Automatisieren per VBA-Makro. Durch individuelle Filterprogramme können Sie beispielsweise Emails nach Absender, Datum oder Betreff selektieren und nur diese in Outlook importieren.
Zusammenfassung
Zusammenfassend steht in Outlook die Möglichkeit zur Verfügung, ganze PST-Dateien zu importieren, aber auch einzelne Ordner manuell aus einer geöffneten PST-Datei heraus auszuwählen. Eine direkte, feingranulare Filterung einzelner Nachrichtenarten oder Kriterien während des Imports ist standardmäßig nicht integriert. Für spezielle Anforderungen eignen sich manuelle Zwischenwege, Exportfunktionen oder zusätzliche Tools und Skripte, welche eine gezieltere Auswahl ermöglichen.