Wie stelle ich sicher, dass der Standarddrucker auch für alle Benutzer auf einem PC gleich bleibt?
- Einleitung
- Warum ist der Standarddrucker benutzerspezifisch?
- Vorbereitung: Automatische Standarddruckerverwaltung deaktivieren
- Der Standarddrucker systemweit per Gruppenrichtlinie festlegen
- Standarddrucker lokal für alle Benutzer über ein Skript einstellen
- Standarddrucker im Registry-Hive des Default-Users setzen
- Wichtige Hinweise und Zusammenfassung
Einleitung
In Windows-Betriebssystemen wird der Standarddrucker normalerweise benutzerspezifisch gespeichert. Das bedeutet, jeder Benutzer kann einen eigenen Standarddrucker festlegen, der beim Anmelden aktiv ist. Für Administratoren oder IT-Verantwortliche ergibt sich oft die Herausforderung, den Standarddrucker systemweit einheitlich zu definieren, sodass sich dieser nicht von Benutzer zu Benutzer unterscheidet.
Warum ist der Standarddrucker benutzerspezifisch?
Das Betriebssystem behandelt den Standarddrucker als Teil der Benutzereinstellungen, die in der Windows-Registrierung unter dem jeweiligen Benutzerprofil gespeichert sind. Aus diesem Grund wirkt sich eine Änderung des Standarddruckers im Benutzerkontext nur auf diesen Benutzer aus. Standardmäßig setzt Windows zudem in neueren Versionen (ab Windows 10) die Option, automatisch den zuletzt verwendeten Drucker als Standarddrucker zu verwenden.
Vorbereitung: Automatische Standarddruckerverwaltung deaktivieren
Bevor ein fester Standarddrucker eingerichtet werden kann, sollte die automatische Änderung des Standarddruckers, basierend auf dem zuletzt verwendeten Gerät, abgeschaltet werden. Dies geschieht in den Einstellungen unter Geräte > Drucker & Scanner durch Entfernen des Hakens bei Windows verwaltet den Standarddrucker. Alternativ kann dies per Gruppenrichtlinie oder Registry-Einstellung zentral gesteuert werden.
Der Standarddrucker systemweit per Gruppenrichtlinie festlegen
In einer Domänenumgebung lassen sich Standarddrucker über Gruppenrichtlinien (GPO) zentral verteilen und festlegen. Hierzu verbindet man die Drucker per "Druckerverbindungen" mit den Benutzern oder Computern und legt über die Gruppenrichtlinie den Standarddrucker fest. Dabei kann man in der Gruppenrichtlinienverwaltung den Punkt Drucker unter Benutzerkonfiguration - Windows-Einstellungen - Drucker verwenden, um Drucker bereitzustellen und den Standarddrucker zu definieren.
Standarddrucker lokal für alle Benutzer über ein Skript einstellen
Wenn keine Domänenstruktur oder Gruppenrichtlinie zur Verfügung steht, kann man mit einem Startskript arbeiten, welches beim Systemstart oder bei der Benutzeranmeldung ausgeführt wird. Dieses Skript sollte mit Administratorrechten ausgeführt werden, um den Standarddrucker für jeden Benutzer einzustellen. Ein Beispiel hierfür wäre die Verwendung von PowerShell mit dem Befehl Set-Printer -Name "Druckername" -IsDefault $true. Das Skript muss dafür sorgen, dass der Befehl im richtigen Benutzerkontext ausgeführt wird, um die Benutzereinstellungen zu ändern.
Standarddrucker im Registry-Hive des Default-Users setzen
Eine alternative Möglichkeit besteht darin, den Standarddrucker in der Registry des sogenannten Default-Users (Standardbenutzerprofil) festzulegen. So wird diese Einstellung beim Anlegen neuer Benutzerkonten übernommen. Dazu müssen die Registry-Schlüssel unter HKEY_USERS\.DEFAULT\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows angepasst werden, insbesondere der Wert Device, der den Standarddrucker definiert. Dies wirkt sich aber nur auf neue Benutzerkonten aus, vorhandene Benutzerprofile bleiben davon unberührt.
Wichtige Hinweise und Zusammenfassung
Die Verwaltung des Standarddruckers für alle Benutzer erfordert entweder zentrale Richtlinien, automatische Skripte oder Anpassungen im Default-User-Profil. Das Deaktivieren der automatischen Standarddruckerverwaltung in Windows ist dabei eine wichtige Vorbedingung, ansonsten könnte Windows die Einstellungen überschreiben. In Unternehmensnetzwerken ist die Gruppenrichtlinienlösung die eleganteste und stabilste Variante, um Einheitlichkeit sicherzustellen. In kleineren Umgebungen kann ein Anmeldeskript mit PowerShell oder Batch helfen, den gewünschten Standarddrucker für alle Benutzer beim Einloggen festzulegen.