Wie kann ich verhindern, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dieselbe Datei in OneDrive bearbeiten?
- Dateisperre durch Auschecken von Dateien
- Zugriffsrechte und Berechtigungen einschränken
- Offline-Bearbeitung und Konflikte
- Nutzung von Microsoft Teams und Kommunikation
- Fazit
In OneDrive und den dazugehörigen Office-Apps ist die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien grundsätzlich ein gewünschtes Feature, das als Co-Authoring bezeichnet wird. Es ermöglicht mehreren Benutzern, parallel an derselben Datei zu arbeiten und Änderungen in Echtzeit zu sehen. Es gibt jedoch Szenarien, in denen man vermeiden möchte, dass mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Datei ändern, um z. B. Konflikte oder Verwirrungen zu vermeiden.
Dateisperre durch Auschecken von Dateien
OneDrive selbst bietet kein integriertes, traditionelles Dateisperrsystem, wie man es z. B. bei SharePoint mit der Funktion Auschecken findet. Das bedeutet, dass Dateien standardmäßig für alle berechtigten Benutzer zugänglich sind und keine exklusive Sperre möglich ist. Um dennoch eine Sperrfunktion zu erreichen, kann man SharePoint Online als Backend verwenden, denn OneDrive for Business basiert technisch auf SharePoint. In SharePoint kann man Dateien auschecken, was bedeutet, dass nur derjenige, der die Datei ausgecheckt hat, diese bearbeiten kann. Andere Benutzer können zwar weiterhin die Datei lesen, aber nicht bearbeiten, solange sie ausgecheckt ist. Dieses Vorgehen verhindert effektiv die gleichzeitige Bearbeitung.
Zugriffsrechte und Berechtigungen einschränken
Eine weitere Möglichkeit, gleichzeitige Bearbeitungen zu verhindern, besteht darin, die Zugriffsrechte für die Datei so einzuschränken, dass jeweils nur eine Person Schreibzugriff hat, während andere nur Leserechte besitzen. Dazu können die Freigabeberechtigungen in OneDrive manuell angepasst werden. Wenn nur eine Person Bearbeitungsrechte hat, kann diese die Datei ungestört bearbeiten, ohne dass andere Benutzer parallele Änderungen vornehmen können. Allerdings erfordert diese Methode eine vorherige Abstimmung und eine manuelle Verwaltung der Rechte, die sich bei häufig wechselnden Bearbeitern als aufwendig erweisen kann.
Offline-Bearbeitung und Konflikte
Wenn mehrere Benutzer dieselbe Datei offline bearbeiten und später synchronisieren, entsteht häufig ein Versionskonflikt, da OneDrive versucht, beide Änderungen zusammenzuführen oder eine Kopie der Datei anzulegen. Dieser Vorgang kann verhindert werden, indem man die Datei nicht an mehrere Personen verteilt oder darauf achtet, dass immer nur eine Lokalversion bearbeitet wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte eine klare Kommunikation stattfinden, wer aktuell die Datei bearbeitet.
Nutzung von Microsoft Teams und Kommunikation
Da OneDrive und die darauf basierenden Office-Apps das Co-Authoring fördern, empfiehlt es sich, zusätzlich auf systematische Abstimmung für den Dateizugriff zu setzen. Microsoft Teams ermöglicht z. B. eine direkte Kommunikation und Koordination, wer die Arbeit an einer bestimmten Datei übernimmt. So kann man transparent abstimmen und Zeiten oder Verantwortlichkeiten festlegen, um parallele Bearbeitungen zu vermeiden.
Fazit
Zusammenfassend ist es in OneDrive selbst nicht möglich, Dateien exklusiv zu sperren, um die gleichzeitige Bearbeitung zu verhindern. Die beste Möglichkeit, um Konflikte zu vermeiden, ist die Nutzung der Auscheck-Funktion in SharePoint Online oder eine manuelle Verwaltung von Zugriffsrechten. Ergänzt durch klare Kommunikation und den Einsatz von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams lässt sich so ein geordneter, nicht paralleler Bearbeitungsprozess etablieren.