Tutorial: Saldenvortrag und Jahresabschluss in QuickBooks Online

Hier ist ein ausführliches Tutorial auf Deutsch, wie du den Saldenvortrag und den Jahresabschluss in QuickBooks Online (QBO) korrekt durchführst.

In QuickBooks Online gibt es keinen manuellen „Jahresabschluss-Button“ im klassischen Sinne, da das Programm ein kontinuierliches System ist. Dennoch müssen zum Ende eines Geschäftsjahres bestimmte Schritte unternommen werden, um die Salden korrekt in das neue Jahr zu übertragen und die Bücher für den Vorraum zu sperren.

Dieses Tutorial führt dich durch den Prozess.

1. Vorbereitung: Konten abstimmen

Bevor du Salden vorträgst, müssen alle Konten auf dem aktuellen Stand sein.

1. Bankabstimmung: Gehe zu Buchhaltung > Abstimmen. Stelle sicher, dass alle Bankkonten und Kreditkarten bis zum letzten Tag des Geschäftsjahres (z. B. 31. Dezember) abgestimmt sind.
2. Offene Posten prüfen: Kontrolliere deine offenen Kundenrechnungen (Debitoren) und Lieferantenrechnungen (Kreditoren). Bereinige Dubletten oder uneinbringliche Forderungen.

2. Überprüfung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

QuickBooks schließt die Konten der GuV automatisch über das Eigenkapitalkonto ab, sobald das neue Geschäftsjahr beginnt. Dennoch solltest du prüfen:

1. Gehe zu Berichte.
2. Öffne die Gewinn- und Verlustrechnung.
3. Wähle als Zeitraum „Dieses Geschäftsjahr“.
4. Stelle sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt kategorisiert sind.

3. Den Gewinnvortrag (Retained Earnings) verstehen

In QuickBooks Online wird der Nettogewinn oder -verlust am Ende des Jahres automatisch auf das Konto Gewinnvortrag (oft „Retained Earnings“ genannt) übertragen.

• Du musst hierfür keine manuelle Buchung vornehmen.
• Sobald du den ersten Tag des neuen Geschäftsjahres in einem Bericht aufrufst, siehst du, dass die GuV-Konten bei Null beginnen und der Saldo im Eigenkapital der Bilanz steht.

4. Das Buchungsdatum sperren (Der eigentliche "Abschluss")

Um zu verhindern, dass nach dem Abschluss versehentlich Änderungen im alten Jahr vorgenommen werden, musst du den Zeitraum sperren.

1. Klicke auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
2. Wähle Konto und Einstellungen.
3. Klicke im linken Menü auf Erweitert.
4. Gehe zum Bereich Buchhaltung.
5. Klicke auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten.
6. Aktiviere die Option Bücher abschließen.
7. Gib das Abschlussdatum ein (z. B. 31.12.2023).
8. Sicherheitsoption: Wähle „Änderungen nach Warnung und Passworteingabe zulassen“. So verhinderst du, dass jemand (oder du selbst) versehentlich Daten im abgeschlossenen Jahr ändert.
9. Klicke auf Speichern.

5. Saldenvortrag prüfen (Bilanz)

Nachdem du das Jahr abgeschlossen hast, solltest du prüfen, ob die Eröffnungssalden im neuen Jahr korrekt sind.

1. Gehe zu Berichte.
2. Öffne die Bilanz.
3. Stelle den Zeitraum auf den ersten Tag des neuen Geschäftsjahres (z. B. 01.01.2024).
4. Vergleiche die Salden mit deinem offiziellen Jahresabschluss. Die Endsalden des Vorjahres müssen identisch mit den Anfangssalden des neuen Jahres sein.

Sonderfall: Eröffnungssalden bei Neueinrichtung

Falls du QuickBooks Online gerade erst startest und Salden aus einem alten System vortragen möchtest:

1. Gehe zu Buchhaltung > Kontenplan.
2. Klicke bei dem jeweiligen Konto auf das Dropdown-Menü und wähle Bearbeiten.
3. Gib unter Eröffnungssaldo den Betrag und das Datum ein (Tag vor dem Start mit QuickBooks).
4. QuickBooks erstellt automatisch eine Buchung gegen das Konto „Eröffnungsbilanz-Eigenkapital“.

Profi-Tipp für Deutschland:

In Deutschland ist die Buchführung nach GoBD verpflichtend. Das Setzen des Abschlussdatums mit Passwortschutz (Schritt 4) ist ein wesentlicher Bestandteil, um die Unveränderbarkeit der Buchführung für vergangene Zeiträume nachzuweisen.

Hinweis: Es wird empfohlen, vor dem endgültigen Sperren der Bücher Rücksprache mit deinem Steuerberater zu halten, um sicherzustellen, dass alle Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen etc.) korrekt erfasst wurden.