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Tutorial: Mehrwährungs-Transaktionen in QuickBooks Online erfassen

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie die Mehrwährungsfunktion in QuickBooks Online (QBO) aktivieren und nutzen.

Wenn Sie international tätig sind, müssen Sie häufig Rechnungen in Fremdwährungen erstellen oder begleichen. QuickBooks Online bietet hierfür eine leistungsstarke Funktion. Hinweis: Sobald die Mehrwährungsfunktion aktiviert ist, kann sie nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Schritt 1: Die Mehrwährungsfunktion aktivieren

Bevor Sie Transaktionen in anderen Währungen erfassen können, müssen Sie die Funktion in den Einstellungen freischalten.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen.
  3. Klicken Sie im linken Menü auf Erweitert.
  4. Suchen Sie den Bereich Währung.
  5. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Bleistift).
  6. Wählen Sie Ihre Heimatwährung (z. B. Euro - EUR) aus.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mehrwährung.
  8. Bestätigen Sie die Warnmeldung und klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Schritt 2: Fremdwährungen verwalten

Nach der Aktivierung können Sie verschiedene Währungen hinzufügen, mit denen Sie arbeiten möchten.

  1. Gehen Sie wieder auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie Listen.
  2. Klicken Sie auf Währungen.
  3. Hier sehen Sie eine Liste der aktiven Währungen. Um eine neue hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf Währung hinzufügen.
  4. Wählen Sie die gewünschte Währung aus der Liste aus.

Schritt 3: Kunden oder Lieferanten einer Währung zuweisen

In QuickBooks Online wird die Währung fest an den jeweiligen Kunden oder Lieferanten gebunden.

  1. Gehen Sie zu Kunden & Verkäufe (oder Lieferanten & Ausgaben).
  2. Wählen Sie einen bestehenden Kontakt aus oder erstellen Sie einen neuen Kontakt.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Suchen Sie den Reiter Zahlung und Abrechnung.
  5. Wählen Sie unter Währung die entsprechende Fremdwährung aus (z. B. USD - US-Dollar).
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Sobald eine Transaktion für diesen Kontakt erstellt wurde, kann die Währung für diesen Kontakt nicht mehr geändert werden.

Schritt 4: Transaktionen in Fremdwährung erfassen

Wenn Sie nun eine Rechnung (Invoice) oder eine Ausgabe (Bill) für diesen Kunden/Lieferanten erstellen, erkennt QuickBooks automatisch die hinterlegte Währung.

  1. Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie z. B. Rechnung.
  2. Wählen Sie den Kunden aus, den Sie in Schritt 3 konfiguriert haben.
  3. Sie sehen nun das Währungsfeld neben dem Betrag. QuickBooks zeigt den aktuellen Wechselkurs an.
  4. Wechselkurs anpassen: Sie können den von QuickBooks vorgeschlagenen Kurs manuell überschreiben, falls Sie einen spezifischen Kurs Ihrer Bank nutzen möchten.
  5. Geben Sie die Artikel und Beträge wie gewohnt ein. Der Betrag wird in der Fremdwährung erfasst, während QuickBooks im Hintergrund den Gegenwert in Ihrer Heimatwährung berechnet.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 5: Zahlungen empfangen oder tätigen

Wenn die Zahlung erfolgt, müssen Sie diese korrekt verbuchen, um Wechselkursgewinne oder -verluste zu berücksichtigen.

  1. Gehen Sie zur entsprechenden Rechnung und klicken Sie auf Zahlung erhalten.
  2. Wählen Sie das Datum und das Konto aus, auf das das Geld eingegangen ist.
  3. Geben Sie den Wechselkurs zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs ein.
  4. QuickBooks berechnet automatisch die Differenz zwischen dem Kurs bei Rechnungsstellung und dem Kurs bei Zahlungseingang und verbucht diese als Wechselkursgewinn oder -verlust.

Tipps für die Praxis

  • Bankkonten in Fremdwährung: Wenn Sie ein echtes Bankkonto in einer anderen Währung (z. B. ein USD-Konto) führen, können Sie dieses im Kontenplan ebenfalls mit dieser Währung anlegen.
  • Berichte: In Ihren Berichten (z. B. Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung) werden alle Beträge automatisch in Ihre Heimatwährung umgerechnet, damit Sie Ihre Gesamtsituation im Blick behalten.
  • Automatisierung: QuickBooks aktualisiert die Wechselkurse alle zwei Stunden über Marktdatenanbieter, sodass Sie sich meist nicht um die manuelle Eingabe kümmern müssen.

Dieses Tutorial hilft Ihnen dabei, Ihre internationale Buchhaltung professionell und präzise in QuickBooks Online abzubilden.

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