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Tutorial: Änderungen nachverfolgen und Kommentare in Microsoft Word (2023 Update)

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Hier ist ein umfassendes Tutorial zur Nutzung der Funktionen „Änderungen nachverfolgen“ (Track Changes) und „Kommentare“ in Microsoft Word für PC (Version 2023/Microsoft 365).

Diese Funktionen sind essenziell für die Zusammenarbeit an Dokumenten, das Lektorat oder das Korrekturlesen.

Teil 1: Änderungen nachverfolgen (Track Changes)

1. Die Funktion aktivieren

Um zu sehen, wer was im Dokument geändert hat, müssen Sie die Nachverfolgung einschalten:

  1. Klicken Sie oben im Menüband auf die Registerkarte Überprüfen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen (das Symbol mit dem Blatt Papier und dem Stift).
    • Tipp: Wenn das Symbol farblich hinterlegt ist, ist die Funktion aktiv.
    • Shortcut: Strg + Umschalt + E.

2. Die verschiedenen Ansichten (Markup)

Word bietet vier Möglichkeiten, wie Änderungen angezeigt werden. Sie finden diese Auswahl direkt neben der Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“:

  • Einfaches Markup: Zeigt den korrigierten Text an. Eine rote Linie am linken Rand markiert Stellen, an denen etwas geändert wurde.
  • Alle Markups: Zeigt jede Änderung detailliert an (durchgestrichener Text, rote Schrift, Sprechblasen am Rand).
  • Kein Markup: Zeigt das Dokument so an, als wären alle Änderungen bereits übernommen worden (Vorschau auf das Endergebnis).
  • Original: Zeigt das Dokument im Ursprungszustand vor allen Änderungen.

3. Änderungen annehmen oder ablehnen

Bevor ein Dokument finalisiert wird, müssen alle Markierungen bearbeitet werden:

  1. Markieren Sie eine Änderung oder setzen Sie den Cursor davor.
  2. Nutzen Sie in der Registerkarte Überprüfen die Schaltflächen Annehmen (Häkchen) oder Ablehnen (X).
  3. Mit den Pfeilen Vorherige und Nächste springen Sie automatisch zur nächsten Korrektur.
    • Pro-Tipp: Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter „Annehmen“, um „Alle Änderungen annehmen“ auszuwählen, wenn Sie mit allem einverstanden sind.

Teil 2: Mit Kommentaren arbeiten

Seit dem 2023 Update nutzt Word standardmäßig „Moderne Kommentare“, die eine bessere Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

1. Einen Kommentar hinzufügen

  1. Markieren Sie das Wort oder den Satz, auf den Sie sich beziehen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen -> Neuer Kommentar.
    • Alternative: Rechtsklick auf den markierten Text -> Neuer Kommentar.
  3. Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie auf den Senden-Pfeil (oder drücken Sie Strg + Enter), um den Kommentar zu speichern.

2. Auf Kommentare antworten und @Mentions

  • Antworten: Klicken Sie in einem Kommentarfeld einfach auf das Feld „Antworten“, um eine Diskussion zu starten.
  • Erwähnungen: Wenn Sie jemanden direkt ansprechen wollen (bei OneDrive/SharePoint-Nutzung), tippen Sie das @-Zeichen gefolgt vom Namen der Person. Die Person erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung.

3. Kommentare lösen oder löschen

  • Erledigt/Lösen: Wenn ein Punkt geklärt ist, klicken Sie im Kommentar auf die drei Punkte (...) und wählen Sie Thread auflösen. Der Kommentar wird ausgegraut, bleibt aber als Protokoll erhalten.
  • Löschen: Wenn der Kommentar ganz verschwinden soll, klicken Sie auf die drei Punkte (...) und wählen Sie Thread löschen (oder nutzen Sie die Schaltfläche „Löschen“ oben im Menüband).

Teil 3: Wichtige Einstellungen & Profi-Tipps

1. Den Revisionsbereich nutzen

Wenn das Dokument sehr viele Änderungen hat, verlieren Sie leicht den Überblick.

  • Klicken Sie unter Überprüfen auf Überarbeitungsbereich.
  • Es öffnet sich links ein Fenster, das eine Liste aller Änderungen und Kommentare chronologisch anzeigt.

2. Wer hat was gemacht? (Benutzernamen ändern)

Damit Ihre Kollegen wissen, dass die Änderungen von Ihnen stammen:

  1. Gehen Sie auf Datei -> Optionen.
  2. Unter Allgemein finden Sie den Bereich „Microsoft Office-Kopie personalisieren“.
  3. Geben Sie dort Ihren Namen und Ihre Initialen ein.

3. „Sperren“ der Nachverfolgung

Wenn Sie verhindern möchten, dass jemand die Nachverfolgung einfach ausschaltet, um heimlich Änderungen vorzunehmen:

  1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter Änderungen nachverfolgen.
  2. Wählen Sie Nachverfolgung sperren.
  3. Vergeben Sie ein Passwort. Nun kann die Nachverfolgung nur mit dem Passwort deaktiviert werden.

Checkliste vor dem Versenden Ihres Dokuments

Bevor Sie ein Dokument an einen Kunden oder Vorgesetzten schicken, prüfen Sie immer:

  1. Sind noch Kommentare vorhanden? (Diese sollten meist gelöscht oder gelöst sein).
  2. Sind alle Änderungen angenommen oder abgelehnt? (Ein Dokument mit roten Markierungen wirkt unprofessionell).
  3. Welche Ansicht ist aktiv? Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich „Original“ oder „Alle Markups“ ausgewählt haben, wenn der Empfänger nur das saubere Endergebnis sehen soll.

Hinweis: Wenn Sie ein Dokument mit „Track Changes“ speichern, bleiben diese Informationen in der Datei erhalten, auch wenn Sie die Ansicht auf „Kein Markup“ stellen. Nur durch „Annehmen“ oder „Ablehnen“ werden sie dauerhaft entfernt!

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