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Anleitung: Kommentare und nachverfolgte Änderungen in Microsoft Word kopieren und einfügen

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Text inklusive Kommentaren und Markierungen aus der Überarbeitungsfunktion in Microsoft Word kopieren und an anderer Stelle einfügen kannst.

Wer versucht, Text mit Korrekturen (Track Changes) oder Kommentaren einfach per Copy & Paste zu verschieben, stellt oft fest, dass Word standardmäßig nur den „reinen“ Text ohne die Bearbeitungshistorie einfügt. Mit den folgenden Schritten stellst du sicher, dass alle Informationen erhalten bleiben.

Teil 1: Nachverfolgte Änderungen (Markups) kopieren

Wenn du Text kopieren möchtest, sodass die roten Durchstreichungen und Unterstreichungen im Zieldokument erhalten bleiben, musst du eine spezielle Einstellung beachten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Funktion vorübergehend deaktivieren: Gehe im Quelldokument (dort, wo der Text herkommt) auf die Registerkarte Überprüfen.
  2. Stelle sicher, dass die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen DEAKTIVIERT ist (sie darf nicht farbig hinterlegt sein).
    • Hinweis: Keine Sorge, deine bisherigen Änderungen werden dadurch nicht gelöscht, sie werden nur nicht mehr für neue Eingaben aufgezeichnet.
  3. Markiere den Textabschnitt, den du kopieren möchtest (inklusive der sichtbaren Korrekturen).
  4. Drücke Strg + C (Windows) oder Cmd + C (Mac).
  5. Gehe in dein Zieldokument (oder an die neue Stelle im selben Dokument).
  6. Wichtig: Auch im Zieldokument muss die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ AUSGESCHALTET sein, bevor du einfügst.
  7. Drücke Strg + V (Windows) oder Cmd + V (Mac).

Ergebnis: Der Text wird inklusive aller Korrekturbalken und Markierungen eingefügt. Würdest du die Funktion während des Einfügens aktiviert lassen, würde Word den gesamten eingefügten Block einfach als eine einzige neue Änderung markieren.

Teil 2: Kommentare kopieren

Kommentare sind in Word an bestimmte Textstellen („Anker“) gebunden. Um sie mitzukopieren, musst du sicherstellen, dass du den gesamten Textbereich markierst, auf den sich der Kommentar bezieht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Markiere den Text, der mit einem Kommentar versehen ist. Achte darauf, dass du das gesamte Wort oder den gesamten Satz erwischst, der farbig hinterlegt ist.
  2. Kopiere den Text mit Strg + C.
  3. Füge ihn an der gewünschten Stelle mit Strg + V ein.
  4. Der Kommentar erscheint automatisch wieder am rechten Seitenrand.

Tipp: Wenn du Kommentare in ein ganz anderes Dokument kopierst, wird der Name des Kommentators übernommen. Wenn du jedoch „Anonym“ bleiben willst, musst du dies über die Dokumentprüfung (Datei > Informationen > Auf Probleme prüfen) entfernen.

Teil 3: Problemlösung – Wenn es nicht funktioniert

Falls die Kommentare oder Änderungen trotz der obigen Schritte nicht erscheinen, überprüfe folgende Einstellungen:

  • Ansicht kontrollieren: Gehe auf die Registerkarte Überprüfen. Im Dropdown-Menü neben „Änderungen nachverfolgen“ muss „Alle Markups“ ausgewählt sein. Wenn dort „Einfache Markups“ oder „Keine Markups“ steht, sind die Korrekturen zwar da, aber unsichtbar.
  • Sprechblasen-Einstellungen: Klicke unter Überprüfen auf den kleinen Pfeil bei den „Markupoptionen“. Stelle unter „Sprechblasen“ sicher, dass „Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen“ oder „Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen“ aktiviert ist.

Zusammenfassung der Goldenen Regel

Um den Status der Bearbeitung (die „roten Linien“) eins zu eins zu kopieren:

  1. Quelle: Nachverfolgung AUS.
  2. Kopieren.
  3. Ziel: Nachverfolgung AUS.
  4. Einfügen.
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