Wie lässt sich die Microsoft Lens App in andere Microsoft 365-Dienste integrieren?
- Einführung
- Integration mit OneDrive
- Integration mit OneNote
- Integration mit Microsoft Word und PowerPoint
- Verwendung zusammen mit Microsoft Teams
- Integration mit Outlook
- Fazit
Einführung
Microsoft Lens ist eine leistungsstarke Anwendung, die es ermöglicht, Dokumente, Whiteboards, Visitenkarten und andere physische Inhalte schnell und einfach zu scannen. Die App wandelt Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Dateien um und ist nahtlos in das Microsoft-Ökosystem integriert. Durch diese Integration kann Microsoft Lens optimal genutzt werden, um den Workflow in Kombination mit verschiedenen Microsoft 365-Diensten zu verbessern.
Integration mit OneDrive
Microsoft Lens bietet eine direkte Möglichkeit, gescannte Dokumente oder Bilder automatisch in OneDrive zu speichern. Diese Speicherung ermöglicht jederzeit und von überall den Zugriff auf die Dateien über die Cloud. Durch die Synchronisation mit OneDrive sind gescannte Dokumente sofort in der Cloud verfügbar, was die Zusammenarbeit mit Kollegen erleichtert und die Dokumentensicherheit erhöht. Zudem kann man innerhalb OneDrive gespeicherte Inhalte rasch in andere Microsoft 365-Dienste weiterverarbeiten.
Integration mit OneNote
Eine der wichtigsten Funktionen von Microsoft Lens ist die direkte Integration mit OneNote. Nach dem Scannen eines Dokuments oder Whiteboards kann die App die erzeugten Bilder in OneNote-Notizbücher exportieren. Dabei werden die Bilder nicht nur eingebettet, sondern auf Wunsch auch durchsuchbar gemacht, indem die integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) von Microsoft genutzt wird. So lassen sich handschriftliche Notizen oder gedruckter Text bequem durchsuchen und bearbeiten. Dies unterstützt insbesondere Nutzer, die ihre Meeting-Notizen oder Projektdokumentationen digital erfassen und strukturieren möchten.
Integration mit Microsoft Word und PowerPoint
Microsoft Lens ermöglicht ebenfalls das direkte Exportieren von gescannten Dokumenten in Microsoft Word und PowerPoint. Besonders bei Word-Dokumenten wird die gescannte Seite in ein bearbeitbares Textformat umgewandelt, das sich leicht weiter editing lässt. So können beispielsweise gedruckte Verträge oder Berichte schnell digitalisiert und als Ausgangspunkt für weitere Arbeiten genutzt werden. Bei PowerPoint können gescannte Whiteboard-Inhalte oder Präsentationsfolien in eine neue oder bestehende PowerPoint-Präsentation eingefügt werden, was die digitale Nachbereitung von Meetings vereinfacht.
Verwendung zusammen mit Microsoft Teams
Die in Microsoft Lens gescannten Dokumente lassen sich auch unkompliziert in Microsoft Teams teilen. Da Teams eng mit OneDrive und OneNote verknüpft ist, können gescannte Dateien über Chats oder Kanäle verteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dies unterstützt insbesondere die Zusammenarbeit in verteilten Teams, da Informationen schnell erfasst, digitalisiert und geteilt werden können, ohne den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. Außerdem bietet Teams die Möglichkeit, direkt in Meetings Inhalte aus Microsoft Lens zu präsentieren oder in Kanälen für Projektmitglieder verfügbar zu machen.
Integration mit Outlook
Für Nutzer, die häufig Dokumente per E-Mail versenden oder empfangen, erleichtert Microsoft Lens die Integration in Outlook. Gescannte Dokumente können direkt aus der Lens-App als E-Mail-Anhang an Outlook übergeben werden. Dies verkürzt den Prozess des Digitalisierens und Verschickens von Dokumenten erheblich. Darüber hinaus können gescannte Visitenkarten in Outlook-Kontakte umgewandelt werden, was die Verwaltung von Kontaktdaten vereinfacht.
Fazit
Insgesamt ist Microsoft Lens eng mit den wichtigsten Microsoft 365-Diensten verzahnt und ergänzt so den digitalen Arbeitsplatz ideal. Die Integration erstreckt sich von der Speicherung in der Cloud über die Automatisierung von Texterkennung bis hin zu direkten Exporten in produktive Anwendungen wie Word, PowerPoint und OneNote. Durch diese umfassende Vernetzung können Anwender physische Inhalte schnell in digitale Arbeitsprozesse einbinden, die Zusammenarbeit verbessern und den Informationsfluss innerhalb von Teams optimieren.